Anular una factura no es tan simple como eliminarla sin dejar rastro. Antes de que te dé un ataque de pánico, es bueno tener en cuenta lo siguiente: una factura emitida no se debe eliminar ni modificar como si aquí nadie hubiera visto nada.
Aunque un programa de facturación te permita eliminar una factura, conviene recordar que la legislación fiscal no permite ese procedimiento. Si has emitido una factura con datos erróneos o has omitido información, lo correcto –y lo legalmente autorizado– es emitir una nota de crédito o una factura rectificativa.
Esta práctica es clave en la gestión de empresas para mantener el cumplimiento normativo y evitar sanciones fiscales.
¿Qué opciones hay para anular una factura emitida?
Si una factura emitida contiene un error o no cumple con los requisitos de la operación comercial, debemos dejarla intacta y sin modificaciones. Para corregir el error y anular la factura original posteriormente, debemos generar un nuevo documento que actúe como corrección.
La legislación establece que la única forma válida de anular una factura es a través de la emisión de facturas rectificativas.
¿Nota de crédito o factura rectificativa?
Existe un debate frecuente sobre cuál es la opción más adecuada entre una nota de crédito o una factura rectificativa para anular una factura de manera correcta.
La Agencia Tributaria acepta ambas opciones, por lo que, en la práctica, no hay inconveniente en utilizar cualquiera de ellas. Así que, si tu asesor insiste en que solo se debe emplear una factura rectificativa, no hay razón para preocuparse demasiado.
La diferencia clave entre estos dos documentos radica en su función y momento de aplicación. Una factura rectificativa se emite específicamente para anular una factura cuyo IVA ya ha sido liquidado ante Hacienda.
Esto significa que se utiliza, sobre todo, para corregir facturas pertenecientes a un trimestre anterior. En cambio, una nota de crédito puede emplearse en otros escenarios, como descuentos o devoluciones, sin necesariamente afectar la liquidación del IVA de un período cerrado. En cualquier caso, es fundamental asegurarse de seguir el procedimiento adecuado al anular una factura para evitar problemas fiscales.
¿Cómo se crea una nota de crédito?
Para hacer una nota de crédito, has de seguir los siguientes pasos:
• Has de crear una nueva factura y aclarar que se trata de una “Nota de crédito”.
• Has de asignarle un número correlativo a la serie. Es decir, si llevas nueve facturas emitidas, la nota de crédito pasará a ser la número diez, sin importar que la factura que anule o modifique lleve el número uno o el número dos.
• Has de hacer referencia a la factura anulada. Por ejemplo: “Número de factura original: XXXX1”.
• Los importes así como las cantidades han de ir en negativo.
«Cuando haces una nota de crédito has de tener en cuenta lo siguiente», advierten:
• No tires la factura anulada o modificada a la basura. Esta la has de mantener por si Hacienda pregunta por ella.
• Envía a tu cliente la nota de crédito, sino le descuadrarás la contabilidad y podría tener un marrón con Hacienda.
• Si se trata de una modificación porque te has equivocado o has olvidado algún dato importante, una vez emitida la nota de crédito y enviada a tu cliente, has de crear una nueva factura (con los datos correctos, no lo olvides, si no se te irá la vida haciendo y deshaciendo facturas). Ésta ha de seguir, lógicamente, la numeración de la serie.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
La factura rectificativa sigue una lógica diferente a la nota de crédito, pero conviene saber las siguientes diferencias:
• Has de aclarar que se trata de una “factura rectificativa”.
• La numeración sigue una serie diferente a la factura original (por ejemplo: “Rect. 01”), a diferencia de la nota de crédito.
• Especificar el tipo impositivo y la cuota repercutida. No olvides que en la factura rectificativa no has de hacer constar el IVA, aunque la original sí lo haga.
