Cómo ahorrar costes en todas las áreas de tu empresa

Ahorrar costes mejorando la eficiencia es un mantra que cualquier empresa “seria” debería tener entre sus principios fundacionales. Buscar constantemente cómo hacer más con los recursos exclusivamente imprescindibles. Un proceso que en definitiva pasa por “no pagar de más y no emplear más tiempo en nada”, explica César Dublas, CEO de BotopIA. 

“En lo que más se pierde en las empresas y donde más costes ocultos hay es en los procesos que no son eficientes. Reducir lo que nos cuesta la actividad de la empresa en tiempo y dinero son básicamente las dos formas más sencillas de ahorrar costes en cualquier empresa. Y reducir tiempo, pasa, lógicamente, por detectar qué se hace mal dentro de la organización y qué tareas repetitivas se pueden automatizar”, añade Dublas.

Otra pista nos la da Manuel Berlanga, managing director de Inverto España, para quien “más que preguntarnos dónde ahorrar costes, nosotros nos preguntamos dónde está perdiendo valor la empresa sin darse cuenta. En muchas compañías, entre el 50% y el 80% de los costes están vinculados, directa o indirectamente, a terceros: proveedores, materias primas, logística, energía o servicios externos. Ahí es donde se juega buena parte de la competitividad. La clave es entender qué mueve esos costes, cómo evolucionan los mercados de suministro y qué decisiones pueden cambiar la ecuación económica del negocio de forma estructural. No buscamos ahorros puntuales, sino construir una ventaja competitiva que se sostenga en el tiempo”. 

La IA es ya clave para la actividad diaria de la empresa pero no todo pasa por aplicar tecnología. Hay mucha ingeniería de reducción de costes que tiene que ver con el saber hacer de los especialistas en áreas muy concretas del negocio: especialistas en reducción de costes de personal, especialistas en negociar el coste de servicios esenciales como las telecomunicaciones o de la energía, especialistas en optimizar los seguros del negocio… Aquí te ofrecemos un resumen de cómo identificar todos esos costes “recortables” y qué herramientas te pueden ayudar a conseguir tus objetivos de ahorro. 

Administración

En esta área vamos a encontrar oportunidades de mejora, sobre todo, en procesos ineficientes que hacen perder tiempo e ingresos y que son fácilmente automatizables.

Analiza bien “el coste de tiempo que empleas en tareas que no generan beneficio”, comenta Dublas.

Apuesta por soluciones para la gestión de llamadas para ahorrar tiempo y ofrecer un servicio que sirva para captar clientes en cualquier horario. Básicamente, para poder atender fuera del horario y atender en un idioma que no conoces, sea el idioma que sea, y no perder ese primer contacto que muchas veces luego lleva a la contratación”, comenta César Dublas, que recomienda “buscar chatbots que te permitan automatizar el 90% de estas interacciones y que puedan derivar las tareas más delicadas a un whatsApp o un email”. 

Y “herramientas de onboarding en las empresas. Muchas empresas cuando llega un nuevo empleado necesitan hacer cierta formación sobre los sistemas y la forma de trabajar en la empresa. Es un tiempo que se puede ahorrar también con un chatbot. Al final es una base de información que agrupe y que entienda todo el conocimiento de la empresa y a la que se pueda consultar o encargar ciertas cosas”, añade César Dublas. 

La tecnología ayuda a automatizar muchos procesos. Y además de los grandes modelos de LLMs de sobra conocidos, como ChatGPT, Claude, etc. existen muchas soluciones pensadas exclusivamente para empresas y que se adaptan a todos los departamentos: facturación, contabilidad, RRHH, gestión de proyectos, cumplimiento normativo… Españolas como Holded y Factorial. O tecnología de fuera como Manus AI. 

También herramientas especializadas como Bewe, para el sector de la belleza, MOGU, para la gestión de agencias de viajes o Maisa, para sectores de alto riesgo como banca, automoción, energía y cibersuridad. 

Recursos humanos

En este departamento debes analizar los costes laborales y conseguir subvenciones. Y cuando hablamos de ahorrar costes laborales no nos referimos a despidos y reajustes de plantilla, sino a pagar menos por los recursos que tenemos y mejorar la productividad de la plantilla.  

Para reducir el coste laboral hay dos áreas de mejora: identificar posibles ineficiencias en cotizaciones a la Seguridad Social y en interpretaciones de la normativa laboral. 

Ineficiencias en las cotizaciones

Se trata de detectar diferencias entre la información de las empresas y la registrada en la Seguridad Social, especialmente en situaciones de bajas, altas o cambios que no se reflejan correctamente en los sistemas. “Son pequeñas diferencias entre bases de datos por bajas no registradas o desajustes entre lo que la empresa tiene y lo que cotiza”, explica Jorge Campderá, CEO de Fiabilis.

“Este tipo de incidencias incluye, por ejemplo, regularizaciones retroactivas derivadas de incapacidades permanentes reconocidas con efectos anteriores, lo que puede generar pagos en exceso susceptibles de reclamación. Por ejemplo, una incapacidad permanente, que se dan de forma retroactiva. Tienes un empleado de baja y estás pagando los seguros sociales de esa persona, pero a los tres meses le dicen que ya no es apto para trabajar y eso tiene carácter retroactivo. También diferencias entre afiliación y cotización. Tú en afiliación tienes una información y luego estás cotizando por encima”. 

Son discrepancias pequeñas que cada vez son menos frecuentes gracias a la digitalización del sistema. “Ahora la Seguridad Social funciona más como Hacienda: envía un borrador y hay menos errores que antes”, asegura Campderá. 

Interpretación jurídica de la normativa

Es un gran foco de ahorro para las grandes empresas en materia de costes laborales. 

“En este caso ya no son pequeñas diferencias, sino que es una cuestión de criterio. Las empresas normalmente cotizan por el tipo de actividad siguiendo los criterios del CNAE. Asociado a este CNAE existe un tipo de cotización y luego dentro de la misma compañía hay ciertos perfiles que cotizan diferente. Puede tratarse de una cotización superior al tipo que marca el CNAE, dependiendo de los riesgos de su trabajo o una cotización inferior, por los mismos motivos”, comenta Jorge Campderá. 

“Aquí es donde entra la interpretación de la normativa. Ver si la cotización se ajusta o no a la actividad de la empresa o del trabajador. Una vez analizado, iniciamos el proceso de reclamación hasta la obtención de las devoluciones. Normalmente estas temáticas no se resuelven en vía administrativa, acaban en contenciosos con la administración. Incluso llegan a casación, porque tengas unas sentencias favorables y otras no”, añade Jorge Campderá. 

“Otro caso muy habitual es que la empresa cambie de actividad y no modifique su cotización”. Empresas que, por ejemplo, empezaron haciendo ordenadores y luego se han transformado en una consultoría tecnológica. La consultoría cotiza a un tipo menor que la fabricación.

Subvenciones de fomento a la contratación

Es la forma de ahorrar costes en personal más interesante para las pymes. “Hay diferentes planes de fomento a la contratación por comunidad autónoma. Esto es un ingreso directo, no está vinculado a la Seguridad Social. Si cumples una serie de requisitos, una permanencia, tienes derecho a una subvención. Aquí se trata de cruzar la información que tenemos de Seguridad Social (altas, bajas, contratos, perfiles de nuestros clientes) con la campaña de subvenciones de la comunidad autónoma, donde se haya realizado esa contratación. Si existe, empezamos a gestionar todo el proceso para que la comunidad autónoma le reintegre el importe de esa subvención”, dice el CEO de Fiabilis. 

“Puede ser por conversión de contratos temporales a fijos, para fomentar la contratación de jóvenes, por contratar a personas vulnerables… Depende de la campaña o del plan de incentivos que le interese a cada Comunidad. También los ayuntamientos potencian este tipo de subvenciones en algunos casos. Hay que estar atentos a todo esto para ser más eficientes en el coste laboral”, añade. 

Dimensión y productividad de las plantillas

El ahorro asociado a la productividad se obtiene realizando comparaciones con los estándares del sector. Y aquí los sobrecostes pueden venir por un exceso de plantilla o por falta de personal que genera cuellos de botella y limita el crecimiento. La razón en los casos es la misma: la empresa no ha medido adecuadamente el rendimiento de determinadas áreas.

“Nosotros comparamos con el resto del sector para valorar si las plantillas están bien dimensionadas. Por ejemplo, en un el call center, ver si están calculando bien el número llamadas por persona o si las personas no están funcionando adecuadamente”, dice Lorenzo Javier Martínez-Moya, socio director de Scharpf & Associate. 

En el mercado existen muchas herramientas para la gestión de RRHH, como Factorial o Sesame HR, para la gestión de nóminas, cotizaciones, etc. También para la gestión y selección de personal, como Iwantic, una consultora especializada en selección de talento digital y tecnológico. Cuenta con una Calculadora Salarial para facilitar el trabajo de reclutadores y responsables de RRHH a la hora de efectuar sus ofertas. Y herramientas de gestión de turnos para áreas en las que esta actividad es clave para el buen funcionamiento del negocio, como Skello para hostelería.

Contabilidad y finanzas

Uno de los problemas más frecuentes en el área financiera son los problemas de tesorería. “Aquí es clave entender el fondo de maniobra a tres, seis, nueve y doce meses, haciendo proyecciones. A menudo las empresas tienen problemas de caja, falta liquidez, y no saben por qué. Hay que trabajar para entender cuál es tu margen, si estás teniendo realmente problemas de margen o de cobro. Analizar bien los márgenes y los plazos de cobro con la parte de ventas”, explica Lorenzo Javier Martínez-Moya. 

Las proyecciones financieras permiten detectar si hay una gestión ineficiente de la tesorería o los productos y servicios no generan la rentabilidad esperada.

Factura fiscal

Otra pata clave de las finanzas de una empresa es la factura fiscal. Para reducirla, lo primero que debemos tener claro es que hay que organizar correctamente la empresa desde el principio.

“Nosotros insistimos mucho en la organización y la estrategia porque la parte tributaria normalmente llega al final de la cadena. Es decir, los impuestos son la consecuencia de todo lo que la empresa ha hecho antes: cómo se ha constituido, cómo contrata, cómo factura, cómo invierte, cómo documenta sus operaciones, qué estructura jurídica utiliza, qué tecnología aplica, qué procesos internos tiene y cómo toma decisiones”, explica Angélica Whilchy, fundadora y CEO de Advixy.

“Un ejemplo muy claro lo vemos en los autónomos. Un autónomo persona física tributa por IRPF sobre sus beneficios, con una escala progresiva que puede llegar al 47% para rentas elevadas”, continúa.

“En cambio, una sociedad limitada tributa en el Impuesto sobre Sociedades. El tipo general es del 25%, aunque existen tipos reducidos para determinados casos. A partir de cierto volumen (generalmente 50.000 euros anuales de facturación), riesgo o proyección empresarial debe analizarse si dar el paso hacia una estructura jurídica más adecuada”, añade Angélica Whilchy. 

“También puedes ahorrar costes en la factura de la Seguridad Social, porque pagan en función de la cifra de negocio. Si facturo 200.000 euros anuales pago al Régimen General un 7%. Si te pasamos a SL y ya dejas de ser autónomo general, vas a pasar a ser autónomo societario, y fijamos la cuota en un 3% en lugar de un 7%”, explica Angélica Whilchy. 

Para reducir la factura fiscal, puedes echar también un vistazo a estos artículos en los que te contamos los beneficios fiscales para pymes y startups que existen en España y los beneficios fiscales para emprender como autónomos.

Departamento jurídico y legal

La inteligencia artificial puede ayudar muy bien a las empresas a ahorrar costes en la gestión legal de las empresas. Muchas de las tareas por las que hoy pagan a un despacho, las pueden realizar con herramientas especializadas. Gracias a la IA, una pequeña empresa puede generar documentos adaptados a sus necesidades, revisar contratos o gestionar procesos de cumplimiento en cuestión de minutos. Y a un coste muy inferior al de la asesoría tradicional.

“El objetivo no es sustituir al abogado, sino que las empresas no tengan que pagar por tareas repetitivas”, explica Sergio Maldonado, fundador de TODO.LAW, una herramienta interesante para empresas que tengan que cumplir con la legislación de propiedad intelectual y protección de datos, como los comercios online.

El ahorro es especialmente relevante para las pymes, que suelen carecer de departamentos jurídicos propios. Así, “en lugar de acudir a un despacho para cada consulta o documento, ahora pueden gestionar internamente muchas necesidades cotidianas y recurrir a asesoramiento profesional solo cuando el asunto requiere una revisión experta”, añade Sergio Maldonado.

Además, estas herramientas ayudan a evitar errores frecuentes. “Muchas empresas siguen utilizando contratos descargados de Internet sin saber si están adaptados a la legislación española o a su situación concreta”, advierte Maldonado. Frente a ello, las nuevas plataformas ofrecen procesos guiados y documentación estructurada que reducen riesgos y ahorran tiempo.

Utiliza herramientas como Aranzadi LA LEY y Lefebvre para despachos profesionales. Bwor, una plataforma que agiliza los trámites entre empresas y administraciones. O LegalPin, para enviar burofaxes.

Compras

“Compras y logística siguen siendo dos de los departamentos donde más dinero se pierde sin que aparezca claramente en la cuenta de resultados. Sobre costes que se pueden reducir con tecnología, pero solo si la empresa ha definido bien los procesos y los criterios de cómo quiere trabajar. La inteligencia artificial es más útil cuando automatiza procesos bien definidos que cuando se utiliza como una moda tecnológica”, advierte Carlos Soto, director de Consultoría de Tactio.

Planifica bien tus compras

“El primer sobre coste está en una mala planificación de las compras. Compras que se realizan de manera impulsiva dificultando el poder de negociación de precios de la materia prima y provocando un sobre coste en el transporte al necesitarlo de manera inmediata”, explica Soto.

“En un contexto como el actual, no tener plan B, frente a incidencias que generen rotura o falta de suministro es un error tremendo. Hay que apostar por nuevos conceptos como e-shoring (o relocalización electrónica), friendshoring (abastecimiento en países aliados políticamente) y todo lo que es acercamiento de las fuentes de suministro a la demanda o a donde yo fabrico”, advierte Ricardo Catelli, director general de Global Lean.

Para Manuel Berlanga, “antes de mirar cuánto cuesta algo, conviene entender por qué cuesta lo que cuesta. Por eso analizamos toda la cadena de creación de valor: qué componentes o servicios generan realmente el coste, qué capacidad existe en el mercado proveedor, cómo evolucionan las materias primas y la energía, qué especificaciones aportan valor y cuáles solo añaden complejidad, y qué decisiones del pasado se han convertido en hábitos que ya nadie cuestiona. Muchas veces el mayor potencial no está en negociar mejor, sino en replantear las reglas del juego”.

“El error más extendido es pensar que comprar consiste en negociar. Las organizaciones que más gastan no suelen hacerlo por negociar mal, sino porque compran de una forma que no se ha revisado en años.

Vemos con frecuencia especificaciones heredadas que ya no tienen sentido económico. También dependencias innecesarias de ciertos proveedores, poca transparencia sobre qué impulsa realmente los costes y decisiones basadas en la inercia interna más que en datos de mercado. El sobre coste, en la mayoría de los casos, no aparece en el precio: aparece en el modelo de compra”, apunta Manuel Berlanga.

Revisa lo que compras

“Otro gran coste asociado a la parte de compras es la falta de homologación de determinados productos. Muchas pymes compran productos sin verificar que el proveedor cumpla con determinados criterios de calidad. Cuando el mismo producto lo compras a diferentes proveedores, me llega materia prima con diferentes calidades y cuando termina el proceso de transformación el resultado son también productos con diferentes calidades y el cliente final rechaza parte del pedido. Esta forma de operar genera un coste de oportunidad muy alto porque no puedes llegar a determinar cuánto del producto que suministras a tus clientes va a venir devuelto”, explica Carlos Soto.

Optimiza el número de proveedores

“Otro foco de oportunidad para ahorrar costes es el volumen de proveedores con los que trabajamos. Muchas pymes hacen una diversificación excesiva de proveedores para asegurarse el suministro con lo que pierden poder de negociación. Al partir las compras en proveedores mucho más pequeñitos se reduce la capacidad de negociar mejores precios. Y se aumenta la carga administrativa (más facturas, más gestión en los departamentos de administración…). Y todo eso nos lleva a falta de calidad, también”. 

Haz previsiones anuales

Para ahorrar costes en esta área Carlos Soto aboga por “analizar el histórico de compras y ventas de la empresa. Así, podemos prever las necesidades futuras de aprovisionamiento. Es posible realizar previsiones anuales y negociar las compras por una cantidad anual, aunque después el suministro sea a demanda en base a las necesidades. Se consigue así un precio mucho más uniforme en las compras durante todo el año. También se evitan roturas de stocks y los pedidos con carácter de urgencia. Se mantiene, en definitiva, un mejor control de las necesidades de la empresa”.

“Si mis ventas van creciendo este año a razón de un 10% tiene sentido que mis compras vayan creciendo a razón de un 10%. Si mis compras caen un 5%, hay que ajustar esa caída. Al final, se trata de elaborar un presupuesto y revisarlo periódicamente para realizar los ajustes necesarios según las tendencias y previsiones de la demanda”.

Optimiza el almacén

“Otro problema relevante es la falta de diseño y optimización del almacén y de su distribución interna. Esto se refleja en inventarios físicos poco claros, una supervisión insuficiente de los procesos operativos, sistemas de preparación de pedidos que no están adecuadamente segmentados por canales, baja productividad en las tareas de preparación de pedidos y el uso de embalajes sobredimensionados, entre otras ineficiencias”, comenta Ricardo Catelli. 

“También, añadir otros criterios como localización relativamente cercana para tener mayor flexibilidad, cómo quiero que sea la distribución de la carga, etc. Y la gestión administrativa, como pedir presupuestos a diferentes proveedores antes de lanzar pedidos, cribar las mejores opciones en base a precio, tiempo de suministro o el criterio que quieras poner, lanzar correos para negociar una rebaja o automatizar las facturas”, explica Carlos Soto. 

Son acciones que además de reducir el tiempo empleado en gestionar todo el proceso de compras ayuda a “definir todos los criterios que mejor ayudan a optimizar el proceso de compras, algo a lo que muchas empresas no llegan”. 

Así te ayuda la tecnología

Utiliza herramientas como Make, que ayudan a comparar ofertas, automatizar criterios de compra, etc. y enlaza muy bien con ChatGPT y WhatsApp, recomienda Soto. 

“La IA permite conectar multifuentes, procesar de manera mucho más rápida que nosotros y tomar decisiones a través de un análisis objetivo. Para la planificación de la demanda, la IA ayuda a optimizar los gemelos digitales, que es algo que hoy se debería utilizar con más frecuencia. Yo puedo hacer un gemelo digital que me replique el proceso en un entorno de variables que yo pueda definir. Me puede ayudar a detectar cambios de la demanda en tiempo real y ofrecerme soluciones en compras de aprovisionamiento”.

“Para nosotros la IA no sustituye el criterio profesional: lo potencia. La verdadera oportunidad no está en automatizar tareas administrativas, sino en interpretar millones de datos de gasto, contratos, mercados y proveedores para detectar oportunidades que antes eran invisibles”, dice Berlanga.

Un ejemplo claro es una herramienta que hemos desarrollado con IA generativa que permite preparar una negociación sólida a partir de datos desordenados. En la práctica, dentro de un marco de gobernanza y control adecuado, identifica diferencias de precio, palancas de negociación y puntos a plantear”, explica Berlanga. 

La IA también es muy útil “para escanear el mercado e identificar proveedores alternativos más competitivos. Incluso cuando el cliente no cambia de proveedor, el equipo llega mucho mejor preparado a la siguiente negociación”, continúa Manuel Berlanga.

O para sourcing y subastas electrónicas. “Permiten pedir y comparar ofertas de varios proveedores de forma ordenada, en lugar de hacerlo por correo o teléfono. Suelen mejorar las condiciones simplemente por poner a competir el mercado”, recomienda Manuel Berlanga.

Transporte y distribución

Para optimizar la logística, puedes utilizar “herramientas similares a Rastreator aplicadas a las tarifas de transporte en tiempo real (Correos Express, SEUR, etc.). Permiten que las empresas puedan elegir la opción más eficiente para cada envío”, explica Enrique Peña Donnay, CEO y fundador de CAC.

“En logística, la IA está ayudando mucho en la optimización de rutas en tiempo real, la predicción de ventanas de entrega… ”, apunta Ricardo Catelli, que recomienda Blue Yonder para gestionar toda la cadena de suministro, desde las compras al transporte. 

También hay herramientas especializadas exclusivamente en la gestión inteligente de las flotas, como la española Pulpo. 

Energía

En energía los mayores ahorros se consiguen renegociando los contratos con los proveedores. La mayoría de los sobrecostes se dan porque no se interpretan bien las condiciones contractuales.

“La gente normalmente no sabe leer las facturas. No solo te puedes guiar por el precio, tienes que mirar la potencia que necesitas y qué otros servicios incluye la factura. También conocer cuándo vence tu contrato, si tienes penalización de salida o no. O si te puede interesar una instalación fotovoltaica porque la vas a amortizar en un año o dos”, explica Peña.

Es importante también “conocer qué tipo de instalaciones, como aislamientos de fachada, suelos térmicos y otros tipo de climatización ecológica puede estar bonificada. En enero de 2023 se crearon los CAES (Certificados de Ahorro Energético), que permiten acreditar una mayor eficiencia energética por la implantación de aislamientos, climatización o nueva maquinaria y con ello obtener una bonificación. Por ejemplo, una panificadora puede recuperar hasta un 40% de su inversión en hornos industriales gracias a estos certificados”, añade Peña. 

Cuando se trata de empresas con distintas sedes, la solución suele estar en analizar si cada una de ellas tiene su propio contrato, y unirlas para mejorar la capacidad de negociación.

Un ejemplo, “una clínica veterinaria con 80 centros diferentes y cada centro con un contrato de energía con comercializadoras distintas. Así resulta imposible llevar un control. Nosotros lo hemos centralizado en un solo proveedor, con mejores condiciones y en el cómputo total les ahorramos muchísimos miles de euros al año. Por no hablar de la ventaja que supone hablar con un solo interlocutor a la hora de gestionarlo todo”, apunta Enrique Peña.

Telecomunicaciones

Un área en la que se repiten errores similares a la energía, con contratos dispersos y mal gestionados. Aquí, además, “hay mucha oferta constantemente en el mercado y la gente no se lee la letra pequeña. Hay que mirar bien que las ofertas que nos ofrecen sean constantes en el tiempo y no se limiten a los tres primeros meses. Si no, el ahorro al final del año no es tal”.

“Nosotros analizamos la característica de cada empresa, vemos cuántas líneas tienen de teléfono, si hay centralita virtual o física, si tienen llamadas internacionales, si necesitan que la conectividad sea encriptad… Hay que valorar todo eso para saber cuál es el mejor proveedor en cada caso. Muchas veces no se trata solo de precio”, advierte Enrique Peña. 

“Nosotros no trabajamos con Telefónica, ni Movistar, ni Vodafone. Tenemos un reseller intermedio que maneja cientos de miles de líneas de telefonía y por eso también tenemos la posibilidad de tener mejores condiciones económicas. Es muy raro que no podamos mejorar tarifas”, añade. 

Seguros

Aquí, más que el ahorro en la cuota mensual se trata de detectar duplicidades e ineficiencias que nos puedan suponer un gasto llegado el caso. “Hay brechas muy serias. Por ejemplo, con una multinacional extranjera que se dedicaba a comprar equipos informáticos de sus clientes, que vacían de información y luego los revenden, nos dimos cuenta de una brecha de seguridad en la tratamiento de la información. No tenían asegurado el contenido de sus furgonetas. Si alguien accede a esos equipos con la información de los clientes, suponía pagar 600.000 euros de multa y cárcel para el empresario”, explica el CEO de CAC. 

“Sucede a menudo que las pólizas no están bien hechas porque tiramos de bancos que nos obligan a hacer el seguro con ellos. Tienes una línea de crédito con ellos, por ejemplo, y te venden el mismo seguro que le venden al de la zapatería de al lado. Les da igual a lo que te dedicas. Las pólizas de seguro tienen que ser hechas ad hoc para tu actividad, porque si no, corres unos peligros tremendos”, añade. 

“Otro ejemplo, una empresa de Valencia que suministra croquetas a una cadena de supermercados muy conocida. Menos mal que no les afectó la Dana porque no tenían la merma cubierta ni la paralización de actividad. Si se te inunda una nave donde tienes masa de croquetas en las cubetas haciéndose, esa masa se desperdicia. Además, estás incumpliendo plazos de entrega y eso te está penalizando doblemente. Si no estás trabajando y no estás facturando, tener bien el seguro te puede ahorrar millones de euros en pérdidas”, continúa Peña.