«Hace poco, un conocido empresario me confesaba que uno de los mayores errores de su vida profesional había sido el no haber incluido algunas cláusulas específicas en los estatutos iniciales de la sociedad que le habrían ahorrado muchos problemas posteriores con sus socios”, nos cuenta un asesor. Y es que ésta es una realidad que se repite más a menudo de lo que creemos y especialmente entre los emprendedores más noveles.
CUIDADO CON EL ENTUSIASMO INICIAL
Cuando uno crea una sociedad con otros socios, el entusiasmo, las ganas de emprender, la convicción de que lo hacemos con los compañeros ideales nos impiden pensar con la cabeza fría. Pero el refranero español está lleno de dichos que aluden a cómo el dinero y los negocios cambian a las personas. Por eso es fundamental ser precavidos.
La diferencia entre unos estatutos llamémosles estándar, que se utilizan en la gran mayoría de las sociedades, y unos personalizados puede oscilar entre los 300 euros del primero y los 480 o 500 euros del segundo. Es cierto que es casi el doble y que, especialmente en el arranque del negocio, los emprendedores miran con lupa cada euro de más, pero también es cierto que un pequeño esfuerzo inicial puede suponer la tranquilidad futura.
DIFERENCIAS ENTRE ESCRITURAS Y ESTATUTOS
Según Óscar Liria, director del Departamento Fiscal y Contable de Almiraya Asesores, “una cosa son los estatutos y otra la escritura de constitución”. El Real Decreto Legislativo 1/2010 de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, establece en su artículo 21 que la escritura de constitución de las sociedades de capital debe incluir al menos las siguientes acciones:
– La identidad del socio o socios. Es obligatorio informar mediante documento público de la titularidad real de las acciones o participaciones cuando sea superior al 25%.
– La voluntad de constituir la sociedad, eligiendo un tipo determinado.
– La aportación que cada socio realice o se comprometa a realizar y la numeración de acciones o participaciones. “Debe tenerse en cuenta el carácter privativo o ganancial de las mismas”. En su artículo 21, el Real Decreto mencionado antes establece que la escritura de constitución debe ser otorgada por todos los socios fundadores, sean personas físicas o jurídicas, y que dichos socios deberán asumir la totalidad de las participaciones o suscribir la totalidad de las acciones.
– Los estatutos de la sociedad.
– La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y representación de la sociedad.
Para algunos expertos, como Alba Ródenas, de AR Abogados Asociados, muchas de las modificaciones o especificaciones, sobre todo en lo que se refiere al reparto de funciones y al cargo de administrador, deberían incluirse aquí, en las escrituras de constitución, más que en los estatutos, “porque los socios pueden cambiar y si estas especificaciones se recogen en la escritura, no es necesario modificar estatutos cuando hay cambios estructurales”.
En cualquier caso, como hemos visto, las escrituras de constitución incluyen los estatutos y son éstos los que van a regir los pasos futuros de la sociedad y los que nos van a pedir en muchos momentos de la futura vida del negocio (al pedir un préstamo, al presentarnos a un concurso público, en algunos acuerdos con proveedores…). Con ayuda de los expertos, vamos a ver qué precauciones conviene tener en cuenta en cada uno de los apartados que deben incluirse por Ley, según el artículo 23 del citado Real Decreto Legislativo 1/2010 de 2 de julio.
No dudes en apearte unos minutos del impulso emprendedor y reflexionar sobre el valor que tiene unos estatutos ‘bien armados’. Evitarás muchos dolores de cabeza, amén de la amenaza de cierre de la empresa si las diferencias entre los socios es irresoluble.
Aquí tienes un modelo de estatutos estándar a los que les puedes añadir las cláusulas que estimes oportunas: Estatutos SL | Descargar. El modelo ha sido facilitado por ASEFIGET.
Empezamos.
Los estatutos son el alma de cualquier sociedad, pero la mayoría de las veces los emprendedores optan por el camino fácil del modelo estándar. A la larga, surgen los problemas. De ahí la importancia de incluir cláusulas específicas. Te decimos cuáles.
APARTADO 1: DENOMINACIÓN, DOMICILIO, DURACIÓN Y OBJETO SOCIAL
Aquí debe incluirse el nombre social de la empresa. No es un apartado que tenga grandes consecuencias futuras. La única especificación que se exige por ley es aportar la documentación que acredite que no está previamente registrado; es decir, lo que se denomina certificación negativa que expide el Registro Mercantil. El nombre debe ir acompañado por las siglas correspondientes (SL, SA, SLNE, SLP, SLL).
Duración. Debe especificarse cuál es la fecha de inicio de actividades de la sociedad y la duración estimada en el tiempo. Lo habitual es poner de duración indefinida y el notario suele especificar que el inicio de actividad coincide con el de la firma de escritura de constitución. Si por cualquier circunstancia no vas a empezar las actividades hasta pasados unos meses (por obras en el local o por otro tipo de necesidades), conviene indicar la fecha real de inicio de actividad, porque va a ser a partir de ese momento cuando vas a empezar a pagar impuestos.
Domicilio social. Este apartado no suele tener mayores implicaciones, sólo debe hacerse constar en los estatutos que cualquier cambio del mismo debe ser aprobado por el consejo de administración o por el resto de los socios.
Objeto social. Es una mención mínima exigida por ley sobre el objeto a que se va a dedicar la sociedad. Sin embargo, aquí sí que los expertos coinciden en la necesidad de incluir algunas especificaciones.
1.- Redacción detallada sobre la actividad y el público al que se dirige. Como dice Miguel Ángel Armendal, de Óptima Asesores, una descripción muy genérica “puede imposibilitarte para iniciar una colaboración con terceros o presentarte a un concurso público o, incluso, impedirte apuntarte al registro correspondiente, ya que hay actividades que además de al Mercantil, deben inscribirse en el Industrial o en el de Servicios Sociales”. Además, como aclara Francisco Mellado, de Mellado & Asociados, “va a determinar el ámbito de representación de los administradores de la sociedad. Es decir, implica que el administrador no podrá ejercer la misma actividad u otras análogas o complementarias a la misma”. Por último, añade Óscar Liria, “porque no hay que olvidar la trascendencia fiscal y jurídica que puede tener el realizar actividades extrañas al objeto social”.
Por ejemplo, imaginemos que queremos crear una sociedad de mantenimiento de aire acondicionado y calefacción. Lo habitual es establecer como objeto social, empresa de climatización para particulares y empresas. Sin embargo, debería detallarse al máximo el tipo de actividad: mantenimiento, reparación, instalación, asesoramiento y especificar que es para aire frío y caliente… Porque todo aquello que quede fuera del objeto social en principio no puede ser realizado por la sociedad. En este tipo de empresas, la especificación es aún más importante porque es una sociedad que debe inscribirse en el Registro Industrial para poder dar y obtener las licencias y permisos, que sólo va a recibir en función de las actividades que especifique.
2.- Cláusulas adicionales. Permiten ampliar el público al que va destinado, colaborar con las Administraciones públicas o participar en UTEs y colaboraciones con terceros. Por ejemplo: imaginemos que tenemos una empresa de consultoría informática, cuyo objeto social se describe como “prestar servicios de diseño de programas informáticos a empresas y particulares”. Pues bien, es conveniente añadir una cláusula que especifique: “Estas mismas actividades podrán desarrollarse con Administraciones públicas”, necesario para participar en un concurso público.
APARTADO 2: EL CAPITAL SOCIAL Y LAS PARTICIPACIONES
A. CAPITAL SOCIAL
La Ley exige que en los estatutos se especifique el capital social con el que se constituye la sociedad. El mínimo en una Sociedad Limitada es de 3.006,05 euros. Y aquí los expertos nos hacen algunas recomendaciones.
Cuanto más capital, mejor imagen. Si por el volumen de inversiones que van a necesitar, los socios van a aportar, por ejemplo, 50.000 euros, recomiendan escriturar todo ese dinero como capital social, porque supone un plus de imagen para la empresa con vistas a obtener financiación externa. En palabras de Francisco Mellado, “una sociedad con un reducido capital social ofrece menos garantías frente a terceras personas y acreedores. Es conveniente dotar a la sociedad de solvencia en el tráfico mercantil y para ello es necesario aumentar el capital social”.
Aunque se pague más. Ahora bien, según Armendal, “normalmente este dinero extra se suele incluir como aportación por inversión debido a que escriturar por el capital total supone incrementar notablemente los costes societarios, ya que el Impuesto de Operaciones Societarias grava el capital social. En el caso de la Comunidad de Madrid, por ejemplo, ese Impuesto es del 1%: es decir, pasaría de los 30 euros, en el caso de los 3.006,05 euros oficiales, a los 500 euros que implicaría incluir todo el capital”.
Ahorros iniciales, pueden implicar pagos futuros. Pero ese impuesto grava el capital social inicial y las posteriores ampliaciones del capital social; es decir, que a veces por ahorrar al principio, debemos pagar después, y hemos perdido imagen en las primeras fases que suelen ser las que más necesidades tienen de financiación externa.
Una fórmula que suele utilizarse es hacer esa aportación extra como préstamo dinerario de los socios, pero la nueva normativa exige que el capital que entra en la sociedad a través de esa fórmula debe figurar en un contrato de préstamo y debe devengar intereses. A efectos contables, el valor de la sociedad no se incrementa con lo cual tampoco beneficia a su imagen.
Aportaciones en especie. En una Sociedad Limitada no es obligatorio que el 100% del capital social sea en dinero, puede ser parte en especie: vehículos particulares, ordenadores, naves… Está bien cuando no tienes la cantidad en metálico, pero en este caso el valor de los bienes debe superar el límite del capital social. Para poder aportar estos bienes basta con que los socios acepten el valor y que pueda ir a disposición de la sociedad (es decir, es importante que esté en propiedad del que lo aporta y deben presentarse las facturas y las escrituras de compraventa del bien). Toda esta documentación debe presentarse ante el notario que debe dar fe de la aceptación de los bienes. Conviene hacerlo cuando queremos que el valor patrimonial de la sociedad sea mayor.
Para la Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE), la fórmula que se puede gestionar vía telemática, no cabe la opción de sustituir la aportación dineraria por especie. En este caso, el capital social debe aportarse exclusivamente en dinero.
B. TRANSMISIONES Y PARTICIPACIONES
En este apartado se recoge cómo están divididas las participaciones entre los diferentes socios y cuál va a ser la política de transmisiones. Es el momento de establecer si se va a aceptar la entrada de socios externos, qué política seguir en caso de fallecimiento… Es la radiografía a futuro del funcionamiento de la sociedad y puede ser causa de muchos conflictos, por lo que conviene ser muy precavido en su redacción.
Venta de participaciones. Es un punto interesante a tener en cuenta porque puede implicar la entrada de socios diferentes a los fundadores. Por ley, tú no puedes vender libremente tus acciones, antes debes avisar al órgano de administración sobre a quién le quieres vender y a qué precio para dar una opción preferente de compra al resto de los socios. Si en tres meses no se han pronunciado, puedes proceder como quieras.
En este apartado, puedes incluir cláusulas donde se especifique la obligatoriedad de que sean valoradas por peritos externos e independientes, para evitar ingenierías financieras destinadas a desestabilizar mayorías dentro de la sociedad sobrevalorando las acciones. También se pueden flexibilizar los plazos, rebajando de tres meses a 15 días el tiempo que tiene el órgano para pronunciarse. O al revés, hacerlos más rígidos.
Otra cláusula que puede utilizarse es limitar la cantidad de acciones que pueden venderse libremente, para garantizar la continuidad. O al revés, complicar la venta de acciones exigiendo que bajo ningún concepto se podrán vender por un valor inferior a un tanto por ciento que se estipule en los estatutos.
Derechos de transmisión. La ley dice que se puede transmitir libremente a los descendientes, ascendientes y cónyuges. Y aunque a priori esto parece lo justo, puede ocurrir que no sea lo que quieren el resto de los socios. En estos casos, como insiste Mellado, conviene introducir una cláusula que “establezca el derecho de adquisición de las participaciones del socio que fallece a favor del resto y, en su defecto, a favor de la sociedad”. Y lo explica con un ejemplo muy gráfico: si dos amigos constituyen una sociedad para crear un bar-cafetería y uno de ellos fallece, “es probable que el socio que sobrevive no desee que los herederos del socio fallecido pertenezcan a la sociedad y prefiera seguir él mismo con la actividad o introducir a otra persona con experiencia”, concluye.
APARTADO 3: ÓRGANOS DE LA SOCIEDAD
Aquí se tratan dos aspectos cruciales: por un lado, cómo se va a organizar la administración y, por otro, cómo se van desarrollar los acuerdos entre los socios.
A. ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
Caben varias posibilidades en una SL: administrador único, varios administradores solidarios, varios administradores mancomunados o un consejo de administración.
Administrador único. Actúa en nombre de la sociedad y es el responsable de todos los actos de la sociedad. En caso de deudas, responde con sus bienes. Puede ser externo o ser uno de los socios y el cargo puede estar retribuido o no. Si no se especifica, se entiende que el puesto es gratuito e indefinido y que puede ser ocupado por alguien externo. Uno de los errores más habituales es no consignar nada al respecto ni en los estatutos ni en las escrituras y luego, sin embargo, pagar un sueldo. El problema que conlleva esta operación, señalan desde Óptima Asesores, es que esa remuneración, “además de ser irregular, tiene efectos fiscales y contables importantes”. Y ponen un ejemplo: “Imaginemos que como administrador me pongo un salario de 30.000 euros. Si no lo consigno en los estatutos, no es deducible como gasto y a la hora de hacer el Impuesto de Sociedades (IS) me computa como ingresos. Es decir, si la empresa tiene una pérdida de 5.000 euros, a la hora de liquidar Sociedades, constará como que ha tenido un beneficio de 25.000 euros. En cambio, si lo establezco en los estatutos, el sueldo aparecerá como gasto deducible en el IS, de manera que en el ejemplo anterior aparecerá como que tengo una pérdida de 35.000 euros”. Como queda claro, un olvido o una omisión de este concepto tiene consecuencias importantes.
Nuestro consejo. Introduce cláusulas adicionales donde se especifique, más que la cantidad exacta que va a cobrar el administrador, el sistema de retribución con el que se le va a pagar: participación en los beneficios de la sociedad (que nunca debe sobrepasar el 10%) o un salario de arreglo a mercado que se fijará anualmente en la junta general, dependiendo de los resultados… También conviene especificar sus funciones en los estatutos, porque, si no, cuenta con unas prerrogativas ilimitadas: pueden incluirse puntualizaciones sobre el tope máximo de carta de crédito que puede solicitar; la disposición máxima de capitales; la capacidad máxima de endeudamiento… Y también especifica si va a ser interno o externo.
Varios administradores. Cuando se entrega la administración a dos o más personas, éstos pueden actuar de forma mancomunada o solidaria. Sobre la idoneidad de una u otra fórmula, no hay acuerdo entre los expertos.
A favor de la opción solidaria. Para Armendal, es la mejor opción porque responden y se obligan indistintamente y porque la sociedad gana en operatividad: todos los socios que aparecen como administradores pueden firmar préstamos, hipotecas, contratar, formar acuerdos individualmente sin la presencia del otro. En caso de deudas, le pueden pedir la totalidad de la misma a uno de ellos, al que más tenga. No necesitan la firma ni la presencia de todos los administradores para realizar operaciones, es más operativo.
A favor de la opción mancomunada. Alba Ródenas y Francisco Mellado, sin embargo, creen que ésta es la mejor opción para evitar abusos de poder por parte de uno de los socios y porque las deudas en este caso se piden a los administradores en conjunto.
Nuestro consejo: Si quieres ganar en operatividad, pero no deseas arriesgarte, establece la fórmula solidaria pero añade una cláusula donde se limiten las responsabilidades. ¿Cómo? Por ejemplo, señalando que se requiere la firma de los tres o dos, o los miembros que sean administradores, para operaciones de crédito o de compras o de contratos con proveedores que superen una cantidad determinada.
El consejo de administración. Está más pensado para organizaciones más grandes y complejas. Es más propio de la Sociedad Anónima (SA), exige la presencia de al menos tres personas, todo tiene que elevarse a público y es menos operativo.
B. ACUERDOS ENTRE LOS SOCIOS
Es muy importante establecer cuándo, dónde y en qué condiciones se efectuarán los acuerdos dentro de la sociedad.
Modifica las mayorías. La ley determina que los acuerdos se cerrarán por mayoría y si no se especifica nada, se suele entender que una acción es un voto. Aquí podemos, como en todos los casos anteriores, flexibilizar o hacer más rígidos los estatutos, sobre todo para ciertos aspectos especiales o delicados, como los que se refiere a la ampliación del objeto social, la transmisión de participaciones y la venta del local donde se desarrolla la actividad. Puedes pedir que se establezca un mínimo de 2/3, por ejemplo, o que haya un mínimo de equis votos favorables. Conviene ser muy precavidos en estos puntos.
Aclara las funciones. Como cuáles son las tareas de cada uno de los socios que intervienen en la creación de la sociedad y de qué manera se les retribuirá. De nuevo, como en el caso del administrador, no es necesario que se fije una cantidad exacta, de lo que se trata es de establecer el sistema de pago: salario a precio de mercado, sueldo más porcentaje sobre beneficios, que vaya incrementándose según responsabilidades…
Fija el reparto de beneficios. Si no se especifica nada, se sobreentiende que el reparto de beneficios se realizará en función de las participaciones. Aquí es importante, por un lado, determinar qué porcentajes se destinan a reinversión y qué a reparto y, por otro, establecer los baremos de reparto, para que a diferentes responsabilidades dentro de la empresa correspondan distintos ingresos.
APARTADO 4: CIERRRE DE EJERCICIO, LIQUIDACIÓN Y ARBITRAJE
El cierre del ejercicio no suele tener mayores implicaciones. Otra cosa es la fórmula que se adopte para la disolución de la sociedad: ésta sí puede tener implicaciones en el futuro y por eso es interesante atarla lo más posible, estableciendo mayorías especiales. También conviene incluir una cláusula especial de arbitraje para las controversias sociales con un organismo diferente a los juzgados de lo mercantil, para evitar que el exceso de trabajo de esta institución paralice procesos críticos en la sociedad.
