Utiliza correctamente el campo asunto
Para el experto en tecnología de MuyComputer, “si especificamos exactamente el fin del mensaje y damos una idea de su contenido, facilitaremos la tarea de clasificar los mensajes por su importancia y por el tipo de información que contienen. A veces, incluso podemos dar toda la información en el asunto y no será necesario abrir el mensaje”.
Así que, a partir de ahora, el asunto con el campo vacío o con el título “Hola, ¿qué tal?” queda completamente descartado. Si envías notas de una reunión a los miembros de tu equipo, en vez de, simplemente, “Notas de una reunión”, es mejor poner, por ejemplo “Notas de la reunión del equipo de ventas 7-sept-08/17.00 h/sala 3”. Utilizar fechas, horas y lugares específicos crea contexto y claridad a los destinatarios del mensaje.
En otros casos y para ahorrar tiempo, puedes utilizar las siglas FDM. Su significado, fin del mensaje. Si escribes “fdm” querrás decir que la totalidad del mensaje está contenida en el apartado Asunto. No hay que abrir mensajes de este tipo, porque el asunto es el mensaje.
Marca con una bandera los mensajes pendientes
Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de aquéllos que requieren mayor atención, a los que no puedes responder en el momento. Para ello, usa programas de correo electrónico que incluyen un recordatorio.
El correo no es una herramienta de conversación
Algunos asuntos tardan en resolverse hasta cuatro veces más si se hacen por correo electrónico, en vez de por teléfono, según un estudio realizado en 2006 por la empresa de telecomunicaciones Cisco Systems. Gustavo de Porcellinis afirma que no hay que utilizar el correo como herramienta de conversación: “Este tipo de uso provoca interminables cadenas de preguntas y respuestas y correos electrónicos kilométricos que incorporan el texto de toda la conversación. Para este tipo de comunicación es mejor el teléfono o los programas de mensajería instantánea”.
