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Ahorrar costes: 8 áreas clave en las que puedes ajustarte el cinturón y ser más competitivo en tu negocio

Analiza bien si puedes aplicarte estas fórmulas para reducir costes en tu gestión de proveedores, compras y stock, costes financieros, energía, logística, telefonía y seguros

08/03/2023  Pilar AlcázarGestión

Hemos hablado ya recientemente sobre cómo ahorrar costes en personal (3 formas de ahorrar costes en personal sin reducir plantilla) y en el pago de impuestos (9 formas de ahorrar costes en el pago de impuestos de pymes y grandes empresas), ahora toca analizar el resto de las áreas de la empresa con lupa para ajustar por completo el presupuesto.

1.- Mejor gestión de proveedores

La escasez de suministro y el aumento de precios por la inflación que han sufrido muchas empresas en los últimos meses va a provocar un cambio en la forma de gestionar los inventarios, buscando proveedores más cercanos al punto del consumidor: “Aquí el ahorro viene por la búsqueda de la eficiencia, ya que la estrangulación de suministros obliga a ser muy hábil al escoger los segmentos de mercado y los canales a los que vamos a atender y cuáles no por escasez de material”, explica Enric Parera, director general de Tools Group

Hay que apostar por una “gestión de las compras más profesionalizada, es decir, una racionalización de los proveedores y una revisión estratégica de la ubicación y de las condiciones, porque tanto los costes unitarios de compra como los costes asociados a la operación de la compra son fuentes de posible ahorro. Hay que revisar costes directos e indirectos, unitarios y agregados para la función de compras”, añade Enric Parera.

Además, hay que trabajar por “una buena alineación de la estrategia comercial y la estrategia de cadena de suministro en cuanto a la disponibilidad de inventarios. Decidir donde me voy a concentrar, ante la escasez de material que voy a tener, a qué mercados voy a satisfacer, cómo lo voy a hacer y a través de qué canales voy a distribuir. Significa que tendremos que tomar decisiones en algunos casos no muy agradables, ofrecer material en unos canales, unas ubicaciones y en otras no«.

«En todas estas decisiones hay que valorar también los costes de oportunidad por una eventual pérdida de venta derivada de estas decisiones y con todo el margen bruto asociado a esta pérdida de venta”, continúa Enric Parera.

2.- Una mejor gestión de las categorías

Ángel Villanueva, director general y socio-fundador de BuyPower, aboga también por trabajar el ahorro a través de una gestión más estratégica de las compras o lo que se llama category management. “Cada categoría la puedes plantear de formas muy diferentes y hacerla más eficiente. Hay muchas palancas, pero la principal es que tienes que dedicarle tiempo y recursos a optimizar esa categoría. Primero, revisa la especificación de lo que estamos comprando para poder salir al mercado a comparar».

«Muchas veces no tenemos esa especificación de lo que se compra porque se ha comprado toda la vida a los mismos proveedores y no hay forma de salir a comparar al mercado. Por eso, lo primero es revisar las especificaciones y, una vez que las tienes, no solamente buscar nuevos proveedores, sino también ver nuevos productos que pudieran encajar con tu necesidad. Productos sustitutivos porque la tecnología ha avanzado y que pudieran ajustarse a nuestra necesidad a un precio más competitivo”.

“El siguiente punto es aumentar el porfolio de proveedores. No quiere decir que vayamos a comprar a más proveedores, pero sí vamos a ver todos los proveedores que realmente hay en el mercado que me pueden ofrecer el producto o servicio al mejor precio posible. Es importante aumentar esa visión global de la categoría”, continúa Ángel Villanueva.

“Por último, ver si podemos optimizar las condiciones de contratación: en los volúmenes de compra por pedido, en las condiciones logísticas o en las condiciones de pago. Por ejemplo, se puede buscar mejores precios reduciendo el porfolio de productos para aumentar el volumen de otras categorías, comprar productos que sean más fáciles de transportar, cambiar plazos de pago o realizar compras conjuntas con otras pymes”, añade Villanueva.

3.- No acumular stock

La escasez de material ha obligado a muchas empresas a aumentar el inventario para evitar roturas de stock. Una media que se puede volver en su contra en los próximos meses si se produce una desaceleración de la economía. Más stock implica acudir a financiación y aumentar el ritmo de ventas. ¿Y si en lugar de eso abogamos por reducir las ventas para evitar situaciones de estrés? Es lo que propone Jon Garavilla, director de corporate finance de LKS Next.

“Estamos a la vuelta de la esquina de una posible recesión y eso significaría menores ventas e, incluso, una disminución o una rebaja del precio de la materia prima. Podríamos ver empresas que se encuentran con un stock abultado a un coste de financiación muy alto y que no van a poder dar salida porque no va a haber una demanda a causa de la recesión”, comenta.

“Ahora mismo las empresas tienen más material dentro de su stock, a mayores precios de compra y con mayores costes de financiación. Lo ideal sería una empresa con poco stock. Es cierto que los clientes solicitan el delivery just in time y eso hace que los proveedores tengan que tener un stock mínimo, pero ese stock mínimo, con el crecimiento de los precios de la materia prima y los tipos de interés, es muy caro para la empresa mantenerlo».

«Si se da un caso adverso, una menor demanda sería la tormenta perfecta para las empresas, grandes y pequeñas. Se pueden encontrar con un gran stock en el almacén al que no le dan salida debido a una recesión, un stock a una valoración muy alta, que el día que lo saques de almacén te va a llevar a pérdidas en el ejercicio”, advierte Jon Garavilla.

También Enric Parera recomienda tensionar el stock, es decir, diseñar una estrategia comercial con el mínimo stock posible aunque con diferencias según el mercado en el que se mueva cada empresa. “En entornos más cercanos al consumidor es más importante tener un stock más grande, que haya disponibilidad de productos, porque no tenerlos determina que el cliente se marche a la competencia».

«En B2B, por el contrario, se pueden relajar más los plazos y por lo tanto no invertir tanto en inventarios. Eso sí, hay que cuidar que haya un aprovisionamiento continuado. Es decir, en lugar de tardar un día en servir los productos tardo dos, pero soy muy consistente en mis plazos de entrega y soy capaz de cumplirlos”.

4.- Gestión de la deuda a corto plazo

Junto al encarecimiento de los costes operativos (materias primas, transportes, energía, etc.) estamos en un entorno de mayor coste financiero. Una realidad que se traduce en unas mayores necesidades de fondo de maniobra.

“Venimos de un escenario en el que las empresas tenían financiación casi a coste cero: estábamos en unos tipos en torno al 0,7% y el 1%. Ahora, sin embargo, la financiación a corto está en torno al 3%. Hay muchas empresas que se ven en una situación de encarecimiento de la deuda, mayores necesidades de financiación y devolución de los préstamos a largo plazo. En una situación tan estresada, llevar a cabo una reestructuración o refinanciación es muy peligroso”, comenta Jon Garavilla.

“La solución viene más desde el punto de vista de gestión de la propia empresa con sus clientes, sus proveedores, reducciones de cobro, de pago… que de productos financieros”, explica Javier Rico, jefe de producto de Empresas en Laboral Kutxa. “Ahora no hay margen para reunificar deudas porque el precio va a ser superior al que hayas pactado anteriormente. Te van a aplicar el tipo de mercado actual y siempre va a ser peor que las financiaciones pactadas anteriormente”, añade Rico.

Si hay que tirar de financiación bancaria en un momento como el actual, Rico recomienda productos clásicos como “el factoring sin recurso, para asegurarte el cobro de las facturas de tus clientes y obtener liquidez en caso necesario, ya que puedes anticipar el cobro de las facturas que tienes aseguradas. Y el confirming, una forma de financiar a tus proveedores y de mejorar tu reputación en el mercado que resulta muy recomendable para empresas que facturan a partir de un millón de euros”.

5.- Ahorrar costes de energía

En lo que se refiere al control de los costes de energía, una prioridad hoy para muchos negocios, Rodrigo Morell, CEO de Creara Energy Experts, recomienda “primero saber cuánto consume cada empresa, en qué tipo de suministro (electricidad, gas, gasoil…) y en qué lo consume o para qué lo usa. Cuánto se va, por ejemplo, en climatizar, cuánto se va en iluminar, cuánto se va en cámaras, etc. A partir de ahí ya puedes pensar qué palancas activar para bajarlo”.

Este análisis “nosotros lo dividimos en dos partes: la parte pura económica y la parte energética. Al final el gasto de energía es cantidad por precio. Tú puedes ahorrar en la cantidad que consumes o en el precio que pagas. En la parte de precio, hay varias cosas. Una, puedes negociar con una comercializadora que te haga un contrato más largo a cambio de un precio menor», añade Morell.

«Luego, hay una serie de cosas que debes mirar en la factura que te pueden ayudar a ahorrar. Por ejemplo, cuanta potencia tienes contratada, si realmente la requieres o no y en su caso reducirla, eso ya es un ahorro importante. Incluso a veces te puede merecer la pena aumentarla o agrupar suministros; si tienes varios contratos los puedes agrupar».

«Otra clave es mirar si tienes energía reactiva, que también se penaliza, y eliminarla. La energía reactiva es una energía que se produce por el hecho de incorporar a tu instalación determinados equipos que tienen motores, no sirve para nada, pero está penalizada en la factura y nos cobran por ello. En un edificio donde haya un ascensor o un servidor se produce energía reactiva y si supera una determinada cantidad la eléctrica te penaliza. Para evitarlo se puede recurrir a una batería de condensadores, es algo que tiene un coste bastante limitado y que te sirve para toda la vida”, recomienda Rodrigo Morell.

“En la parte de la cantidad de energía que consumes también hay muchas cosas que se pueden hacer, algunas tienen un coste de inversión y otras simplemente pueden ser buenos hábitos o pequeñas inversiones que se amortizan en meses. Por poner un ejemplo, para una residencia de ancianos o un hotel una medida sencilla es poner perlizadores en grifos, que hacen aumentar la sensación de volumen de agua al utilizar el grifo porque mezclan agua con aire. Con ellos se reduce el consumo de agua entre un 30% y un 40%. Si es agua caliente, ahorras también energía. Es una medida muy sencilla y en un mes has amortizado el coste del perlizador”, apunta Rodrigo Morell.

“Otra medida sencilla es aislar el hueco de la caldera para evitar que se produzcan pérdidas. Simplemente con eso ya estarías ahorrando energía. O medidas que puedan estar subvencionadas, como un cambio de ventanas, el plan renove de calderas, o la instalación de autoconsumo fotovoltaico, para empezar a producir tu propia electricidad”, continúa Morell.

6.- Optimizar la logística

“Nuestro sector se caracteriza por trabajar con unos márgenes muy pequeños, por lo que hay que acometer una gestión de cirujano. Para ello, contamos con dos palancas que nos ayudan a ser lo más eficientes posibles: la tecnología (tanto herramientas software como hardware), y los procesos (la operativa)”, comenta Francisco Aranda Manzano, presidente de UNO, Organización Empresarial de Logística y Transporte de España.

Y añade: “Elcombustible es una de las partidas de coste más importantes de nuestro sector, pudiendo representar hasta un 40% de los mismos. Para reducirlo, existen tres alternativas principales: reducción de KM en vacío y maximización de la carga, lo cual pasa por optimizar al máximo el transporte de mercancías mediante las dos palancas mencionadas anteriormente: tecnología y procesos. Aumento de la capacidad de carga, mediante el uso, por ejemplo, de vehículos de mayor tonelaje para transportar más mercancía en el mismo trayecto. Optimización de las rutas, por ejemplo, congregando mercancía y repartiéndola en vehículos que tengan el menor consumo posible”.

Otra cuestión clave es analizar el ahorro que pueda suponer transformar la flota actual por vehículos híbridos o eléctricos. “Las empresas normalmente incorporan vehículos a sus flotas con modelos de leasing o de renting que vencen cada cuatro o cinco años. Y con estas fórmulas es muy interesante cambiar vehículos de gasoil o de gasolina por vehículos híbridos o eléctricos. La rentabilidad es mejor».

«Ahí lo que hacemos es comparar las cuotas del diésel y del híbrido o eléctrico, los costes de operación, los costes de recarga, cuánto va a costar el mantenimiento, el seguro, etc. Y normalmente salen mejor las alternativas ecológicas, aunque depende del número de kilómetros que hagas al día, de si tienes más usuarios o no, donde duerme el vehículo, para ver donde lo va a recargar y demás. Normalmente el cambio supone ahorros para la empresa”, comenta Rodrigo Morell. 

7.- Gastos de telefonía

“Aquí el ahorro viene a menudo por líneas de teléfono que pertenecían a comerciales que ya no trabajaban para ellos y las siguen pagando. Sobre todo en empresas de determinado tamaño. En las más pequeñas, lo sobrecostes vienen por cambios en la tarifa contratada. Hay que vigilar las facturas para seguir manteniendo los parámetros que definidos desde un principio”, comenta Enrique Peña, soy socio fundador de CAC, Consultoría en Ahorro de Costes.

Eso de forma genérica. Luego hay una serie de parámetros que debe mirar cada empresa de forma particular. “Y aquí lo primero que tienes que ver es dónde está tu sede, por donde te mueves, porque debemos tener muy claros los estudios de coberturas de telefonía”, continúa Peña.

“El ahorro en telecomunicaciones no es solo tener unas buenas tarifas negociadas, es conocer muy bien el uso y aprovechamiento que estás haciendo de esa infraestructura. Es decir, puedes ahorrar pagando lo mismo. Porque al final a lo mejor estás sobreutilizando o infrautilizando infraestructuras. Pagando igual o un poco menos tienes el doble de calidad, o el doble de velocidad, o una serie de servicios añadidos que antes no aprovechabas. Entonces, no solo se trata de tener muy bien localizado todo tu inventario de telecomunicaciones, quien tiene qué y demás, sino haber establecido unos procedimientos internos de control”, comenta Jesús Ruiz Janeiro, director general de Telcomunity.

Y añade: “Puede haber líneas que tienes que dar de baja, altas en roaming que cuando se acaba el viaje ya no necesitan los empleados y se olvida desactivarlas, o que no se activan a tiempo porque hay que solicitarlas con tiempo suficiente para que estén operativas en el teléfono…”.

8.- Seguros con menos coste

“Mucha gente no sabe lo que tiene asegurado, ni las coberturas que tiene. Hay que analizar bien que los seguros contratados cubran la actividad de la empresa y no se hayan dejado sin cubrir situaciones que puedan suponer sanciones fuertes. Por ejemplo, si un empresario mueve datos de clientes porque mueve ordenadores dentro de un coche, ¿qué sucedería si se lo robasen?”, comenta Enrique Peña.

Además, hay que analizar bien donde puede haber sobrecostes. “Si tienes la cobertura de una casa por un valor de construcción de 300.000 euros, nadie te la va a reconstruir por 300.000 euros, si se produce un incendio o lo que sea. Baja esa cantidad y la póliza te bajará significativamente”, apunta Enrique Peña.

Iñigo Fernández de Araoz, responsable del servicio Micappital Seguros, apunta los ahorros que podemos conseguir según el tipo de seguro: “Hemos hecho una estimación haciendo una comparativa del mercado y hemos calculado que en un seguro de coche y moto te puedes ahorrar un 10% del precio. En seguros de salud un 20%. Y en seguros de vida un 30%”.

Y apunta más formas de conseguir esos ahorros: “El canal es lo que puede hacer que un seguro sea más caro. Luego, hay coberturas concretas que las aseguradoras meten ahí para crear un producto más global y que a veces ni vamos a utilizar: servicios de teleasistencia, acceso a un nutricionista o un servicio de manitas. Son cosas que tienen un sobrecoste”.

La elección de la compañía aseguradora también es clave para conseguir ahorros: “Mirar qué compañías están haciendo una política de crecimiento en el mercado y cambiarte a una de ellas. Muchas veces nos quedamos con la misma compañía durante años y se olvidan de ofrecernos productos más competitivos porque no son conscientes de que te puedes ir a la competencia”, comenta Iñigo Fernández de Araoz.

Y añade: “Eso va en correlación con otro punto que es la parte de asignar el riesgo adecuado a la compañía adecuada. Cada compañía aseguradora tiene como su objetivo de clientes y al final es buena en esa tipología de clientes y de producto. Por ejemplo, Línea Directa, que es una compañía low cost, es muy buena en hacer seguros a terceros. Seguros básicos y para clientes que van más a precio. Si tienes un Mercedes recién comprado y quieres un seguro a todo riesgo, Línea Directa no te va a ofrecer el mejor precio, porque no le interesa ese tipo de producto”.

SaaS de gestión de gastos

En el mercado hay muchas herramientas que ayudan a gestionar los gastos de las empresas y con las que se ahorran costes al automatizar los gastos. Por ejemplo, evitando pagar IVA que se quede sin cobrar porque no disponemos de una factura adecuada. Una de estas herramientas es Pleo, “una tarjeta corporativa con la cual los empleados van pagando sus gastos, que automatiza en tiempo real el sistema contable de las empresas. Es decir, pagas y automáticamente se genera un asiento contable para el financiero. El empleado no tiene que adelantar dinero y no tiene que guardar ese ticket porque la Agencia Tributaria nos ha homologado”, comenta Álvaro Dexeus, director general para el Sur de Europa en Pleo.

Su principal ahorro viene por el ahorro de tiempo y de personal necesario para realizar esa actividad. “Desde el punto de vista financiero se libera trabajo porque no hay que realizar asientos contables que se hacen de forma automática. El segundo es porque tenemos una solución de devolución de dinero, lo llamamos cash back. El 1% del gasto que genere la tarjeta se le devuelve a la empresa que se deduce de la cuota que tiene que pagar por utilizar Pleo hasta llegar a ser incluso gratuita. Además, tenemos un plan gratuito para autónomos y pymes: las tres primeras tarjetas no tienen ningún coste”.

Pilar AlcázarPeriodista especializada en oportunidades de negocio, marketing y tendencias.