Ahorrar costes es algo que siempre está en la mente de cualquier negocio. Hoy, sin embargo, se ha convertido en una auténtica obsesión por la coyuntura actual. ¿Cómo ahorrar costes sin recurrir a lo fácil -despidos de personal- y sin que afecte al crecimiento del negocio? Esa es la fórmula que hay que buscar siempre.
La respuesta es que hay dos formas de abordar la reducción de costes en cualquier negocio: primero, analizando nuestra propia estructura de gastos y ver donde podemos hacer mayores recortes. Segundo, conociendo cómo reducen gastos las empresas que cuentan con la ayuda de expertos en detectar esas ineficiencias.
En Emprendedores hemos preparado un recopilatorio de las principales oportunidades de mejora en la cuenta de resultados de los negocios, así como formas de detectar sobrecostes por falta de información, por cambios legislativos, por cambios en las condiciones del mercado…
La idea es que tú mismo puedas analizar por donde empezar la tarea en tu propio negocio, aplicar tus propias recetas y revisar constantemente resultados y nuevas oportunidades de mejora que vayan surgiendo.
Como explica Fernando Vázquez, socio consultor de Expense Reduction Analysts, cada uno debe “entender cuál es su pirámide de gastos, evaluar donde están las mayores oportunidades y centrarse en ellas. No se puede abordar una estrategia de reducción de gastos atacando todos los gastos de la compañía, hay que comerse el elefante a trozos. Tenemos que identificar cuáles son realmente esas oportunidades que pueden ser más claras, ya sea porque vemos que puede haber un ámbito de mejora o porque una no gestión o una mala gestión de eso pueda suponer un riesgo a futuro”.
¿Dónde vamos a encontrar más oportunidades de mejora? “Muchas veces todo aquello que no está en nuestro día a día suele estar peor gestionado. Las mayores oportunidades están en eso que podemos llamar gastos generales. Aquello que no es propiamente la compra de la materia prima, que no está dentro de tu proceso productivo, como pueda ser la compra de energía, la compra de transporte, la compra de embalaje, etc. Normalmente no nos paramos a pensar si hay otras tecnologías u otros productos sustitutivos o si hay otros proveedores en el mercado que pueden ofrecerme algo parecido o similar que cumpla con la misma calidad funcional y que tenga un menor coste”, comenta Fernando Vázquez.
Y añade: “Otras veces asumimos costes por no hablar con nuestros clientes. Trabajamos con ellos de una determinada manera que puede ser más cara que si lo hiciésemos con otros tiempos, otros embalajes o lo que sea. Hay que preguntarles a ellos y ver qué cosas podemos cambiar y cuáles debemos seguir haciendo así”.
Otra forma generalizada de obtener ahorros está en el “uso de la tecnología, porque al final la tecnología ahorra costes, tanto de personal como de procesos. La IA, por ejemplo, supone un gran ahorro de costes comerciales, de marketing, de gestión de productos… Son también claves las soluciones cloud, chats, etcétera. Herramientas que tienen un coste de implantación muy bajo”, comenta Juan Martín, director de Cerem Business School.
Aquí te avanzamos, de momento, una detallada explicación de la forma de ahorrar costes en los impuestos. En los siguientes días te ofreceremos más formas de seguir ahorrando.
Ahorrar costes en el pago de impuestos
Revisar impuestos locales
“En la fiscalidad de los inmuebles hay toda una revisión de elementos que debemos acometer: el valor catastral, las tributaciones por transmisiones de inmuebles, el ITP o AJD, temas de ICIO en caso de que se hayan hecho nuevas construcciones y temas de plusvalía”, explica Maria Victòria Palau, key acount manager de Euro-Funding.
Y añade: “Lo más aplicable para ahorrar costes, porque lo tienen todas, es la parte del IBI y del IAE (Impuesto de Actividades Económicas). En el IAE, por ejemplo, detectamos que en muchos casos se marcaron unas potencias asociadas al valor catastral y a la actividad en el momento de constitución de la empresa y no se ha vuelto a revisar. Es importante actualizar los parámetros y ver si se está pagando de más. En caso afirmativo, existe la posibilidad de hacer ingresos indebidos: si has estado pagando de más en los últimos 4 años no ha prescrito y se puede pedir esta devolución”.
Recuperar el IAE de la pandemia
Otro posible ahorro viene por el parón que se produjo durante la pandemia. Muchas empresas tuvieron que parar su actividad por impositivo legal pero siguieron pagando el IAE. Ahora, “se puede recuperar lo pagado en el IAE por esos periodos que corresponden a momentos en los que la empresa cesó su actividad. Con el sector hotelero e industrial estamos recuperando parte de esos IAE que no deberían haber pagado”, apunta Patricio García, director de Ayming.
Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI)
“El IBI se puede reducir optimizando el valor catastral, que se calcula por el valor de la construcción y el valor del suelo. Es un valor que se desglosa en una serie de parámetros muy complejos: superficie en metros cuadrados, coeficiente de antigüedad, etc. y haciendo un análisis detallado se pueden encontrar errores en su cálculo y reclamar la devolución de los últimos cuatro años no prescritos. Hay muchas oportunidades de ahorrar costes asociados al IBI en sectores como el hotelero, industrial, oficinas, etc. Cuanto mayor es el volumen y más se paga, más complejo de analizar y más probabilidades tenemos de identificar oportunidades”, comenta Patricio García.
Y apunta: “Un error común: que empresas concesionarias de hospitales, residencias de ancianos, etc. paguen por el coeficiente de gastos y beneficios. Es un impuesto que solo deben pagar el que pueda disponer libremente del inmueble y estas empresas no pueden hacerlo, son concesionarias. Estamos recuperando parte de esos pagos”.
Plusvalía municipal
Otro pago a recuperar es la plusvalía municipal. “En los últimos años el Impuesto de Plusvalía ha desaparecido, o está en litigio o se ha matizado o se va a dejar de pagar. Las empresas que lo hayan pagado en los últimos años lo deben revisar porque a lo mejor pueden recuperar parte de ese pago”, comenta Patricio García.
Icio
“Es un impuesto sobre construcción, instalaciones y obras. Está en torno a un 5% del gasto de la reforma o de la ampliación de una fábrica o de una reforma de goteras, etc. Pero hay una serie de partidas que siempre están en discusión sobre si deben o no considerarse base imponible del impuesto. Por ejemplo, si se debe incluir el margen de beneficio del contratista o si el propio mobiliario de un hotel imputa como construcción, instalación y obra. Hay mucho abuso por parte de la inspección porque en muchos municipios y diputaciones se ha privatizado este servicio y buscan conseguir la máxima recaudación”, comenta Patricio García.
IVA
Hay muchos autónomos que no recuperan el IVA porque no disponen de una factura completa. Ahora, gracias a una reciente sentencia europea es posible hacerlo presentando un contrato que sirva de justificante de las operaciones comerciales.
IVA en otros países
Otra clave para ahorrar costes por la vía de la recuperación del IVA. “Hay empresas que pagan IVA a otros países por el desarrollo de su actividad: la factura de un hotel o la adquisición de mercancías. Ese IVA si lo pagas en Alemania se lo tienes que pedir a Alemania. Este IVA puede ser recuperado anualmente pero si expira el plazo para reclamarlo, que es el 30 de septiembre de cada año, ese IVA supondrá un gasto para la empresa. Para evitarlo hay decenas de empresas en España que ayudan a recuperar el IVA en otros países en los que no están establecidos. Es una pérdida muy importante. Recuperamos millones de euros al año”, asegura Patricio García.
Deducciones en el Impuesto de Sociedades por I+D+i
“Lo interesante de esta deducción es identificar todos los gastos asociados a las inversiones: gastos de personal, costes de colaboraciones, materiales que se hayan utilizado… Si se puede considerar un proyecto de I+D se aplica una deducción sobre la cuota íntegra positiva que va a ser de un 25% hasta el 42% para proyectos de I+D y de un 12% para proyectos de innovación tecnológica”, apunta Maria Victòria Palau.
“En las deducciones por I+D hay una diferenciación en función del grado de innovación del proyecto. Cuanto mayor riesgo tiene el proyecto, por su novedad, mayor deducción se puede aplicar. Estará en una horquilla de entre el 25% y el 42% a la que se puede sumar un 17% por personal investigador dedicado al 100% al proyecto. O sea, podemos llegar a un 59% en el caso más ventajoso. Si lo que tenemos es un proyecto de innovación tecnológica para la empresa, algo novedoso pero con lo que la empresa asume un riesgo menor, la deducción sería de un 12%”, matiza Palau.
Deducciones por I+D con agrupaciones de interés económico y uniones temporales de empresas
“Hay muchas empresas de investigación en universidades, empresas tecnológicas, startups, etc. que como todavía no han dado con lo que están investigando, no hacen más que invertir sin ningún retorno. Si no tienes ingresos y no generas la obligación de pagar impuestos no te puedes deducir nada”, explica Patricio García.
¿Qué se puede hacer en este caso? Asociarse con una gran empresa que esté en la situación contraria: no invierte en I+D, pero paga muchos impuestos porque genera muchos beneficios. De esta forma, pueden ahorrar costes las dos.
“Hay fórmulas como las agrupaciones de interés económico o las uniones temporales de empresas que permiten compartir inversión, ejecución de proyectos o explotación de los resultados de la investigación. Es decir, un inversor de una empresa privada recibe por la vía de la deducción fiscal en el impuesto de sociedades el crédito fiscal de una empresa de I+D. Es algo cada vez más frecuente, aunque todavía es poco conocido. Es una manera de monetizar, por un lado, la deducción fiscal y, por otro lado, de pagar menos en el Impuesto de Sociedades a la vez que ayudas a la innovación”, añade el director de Ayming.
Puedes ver más formas de ahorrar costes en otras áreas de tu empresa aquí: 28 formas de reducir costes en tu empresa.
