Panorama del proceso de justificación financiera en Proyectos Horizon Europe

Horizon Europe es el mayor programa de financiación para investigación e innovación de la Unión Europea, con un presupuesto de 95.500 millones de euros destinado a impulsar proyectos de excelencia científica y de alto impacto social y económico.

Pero junto a las oportunidades de financiación, también surgen exigencias: los beneficiarios deben cumplir con rigurosas obligaciones de justificación técnica y financiera.

Estas no son meros trámites burocráticos: son la clave para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y, sobre todo, el acceso oportuno a los fondos.

Un error en la justificación puede suponer reducciones en la financiación, retrasos en los pagos, auditorías intensivas o incluso riesgos reputacionales para todo el consorcio. Por eso, dominar el proceso es esencial.

El marco de justificación en Horizon Europe

La justificación financiera se articula en torno a los Periodos de Informe, definidos en el Grant Agreement (GA). Al final de cada periodo, el consorcio debe presentar a la Comisión Europea, a través del portal Funding & Tenders, un Informe Periódico que incluye:

Informe técnico

• Parte A (formulario online): datos por beneficiario, entregables, hitos, diseminación, comunicación, ética y propiedad intelectual.
• Parte B (documento narrativo): progreso por paquetes de trabajo, desviaciones respecto al DoA y descripción de los impactos científico, social y económico.

Informe financiero

• Declaración consolidada de los costes elegibles, por beneficiario y categoría.
• En el último periodo, además, un Informe Final con la visión global de resultados y ejecución financiera.

Estos informes son la base con la que la Comisión Europea evalúa el avance científico y financiero del proyecto antes de liberar el siguiente tramo de financiación.

Elementos clave de la justificación

Costes de personal

• Representan el núcleo del presupuesto.
• Se calculan con la fórmula corporativa de tarifa diaria (máx. 215 días productivos/año).
• Exigen un registro preciso del tiempo y consistencia en los métodos de cálculo.

Subcontratación y otros costes

• La subcontratación es posible, pero debe estar plenamente justificada y directamente vinculada a los objetivos del proyecto.
• Otros costes admisibles incluyen viajes, consumibles, amortización de equipos y los costes indirectos (25% de los costes directos elegibles).
• Todo gasto debe estar respaldado por facturas, contratos y pruebas de pago verificables.

Reglas de elegibilidad

Para ser aceptados, los costes deben:

• Haberse generado en el periodo de justificación.
• Estar directamente relacionados con el proyecto.
• Estar perfectamente documentados.

Los errores más comunes incluyen clasificaciones incorrectas, ausencia de justificantes o incoherencias entre los informes técnicos y financieros. Resultado: rechazo de costes o hallazgos negativos en auditoría.

Gestión de riesgos y auditorías

Los proyectos Horizon Europe están sometidos a auditorías ex post exhaustivas. Los riesgos más habituales son costes no elegibles, documentación incompleta o la quiebra de un socio.

Para mitigarlos, recomendamos:

• Conservar la documentación al menos 5 años tras el cierre.
• Establecer registros internos desde el inicio.
• Mantener comunicación temprana y fluida entre consorcio y PMO.

El rol estratégico de la PMO

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es el pilar de la justificación en Horizon Europe. Su misión va más allá de compilar informes: actúa como centro de coordinación, garantía de calidad y enlace directo con la Comisión Europea.

Sus responsabilidades clave incluyen:

• Planificación: definir plazos internos con al menos 2 meses de antelación.
• Coordinación: facilitar el diálogo entre equipos técnicos, financieros y líderes de paquete.
• Validación: revisar coherencia de la Parte B con la DoA.
• Consolidación Financiera: unificar y validar costes elegibles antes de la entrega.
• Gestión Documental: asegurar un archivo sistemático y accesible.
• Interlocución con la CE: envío de informes, respuesta a consultas y seguimiento de observaciones.

Una gestión débil de la PMO puede derivar en retrasos de pagos, reducción de costes aceptados, auditorías adicionales o pérdida de credibilidad para futuras convocatorias.

Buenas prácticas para una justificación exitosa

1. Implementar herramientas digitales de gestión con roles y plazos claros.
2. Monitorizar entregables y hitos de forma periódica.
3. Estandarizar plantillas alineadas con los requisitos de la CE.
4. Registrar desde el inicio tiempo y costes de manera sistemática.
5. Revisar la coherencia entre informes técnicos y financieros antes de enviarlos.

La justificación financiera en Horizon Europe es exigente, pero bien gestionada se convierte en una herramienta estratégica. No solo asegura la liberación puntual de los fondos, sino que también fortalece la reputación, la credibilidad y la competitividad del consorcio en futuras convocatorias europeas.

La clave está en combinar precisión técnica, control financiero y una PMO fuerte que transforme la justificación de una obligación administrativa en una palanca de éxito internacional.