Entelgy, The BusinessTech Consultancy, que cuenta con más de 2.000 profesionales presentes en ocho países (España, Brasil, Chile, Argentina, Colombia, Perú, México y USA), ha implantado la solución de inteligencia artificial de Sabatic para la automatización y digitalización de sus procesos de gasto.
Según palabras de Mª Jesús Marchán, Directora Financiera Adjunta de Entelgy, “Necesitábamos una solución flexible que permitiera una total integración con nuestro sistema contable, adaptándose al flujo de aprobación existente”.
Sabbatic es una fintech nacida en 2013 que soluciona de manera integral la digitalización de tickets y facturas automatizando los procesos manuales financiero contables. Su tecnología, basada en IA aplicada, es líder en rapidez y fiabilidad de lectura y extracción de datapoints para automatizar la tediosa gestión manual de gastos y facturas.
Ahorro de tiempo e integración
El reto no era sencillo. Entelgy disponía de una gran cantidad de tickets de empleados que tenían que gestionar diariamente, lo que suponía un tiempo importante de gestión, ya que toda la información se insertaba de manera manual.
Por otro lado, toda la contabilidad se llevaba desde un ERP por lo que era imprescindible que la solución propuesta fuera totalmente integrable con el flujo de trabajo definido en este sistema.
A esto se le añadía la necesidad de que permitiera la autenticación vía Google, ya que todo el proceso de trabajo estaba conectado a través de esta plataforma.
Una herramienta cómoda y ágil
Una vez analizada la problemática y las diferentes alternativas, se decantaron por la solución App de Control de Gastos de Sabbatic por su facilidad de uso y flexibilidad de integración.
“La aplicación nos facilita la contabilización de los tickets del personal en movilidad. Les resulta muy cómoda de utilizar a todos los trabajadores”, apunta Mª Jesús Marchán.
La solución de Sabbatic se integra perfectamente con el flujo de trabajo de Entelgy, lo que les ha permitido poder seguir utilizando su sistema de contabilidad actual como hasta ahora.
“Desde Sabbatic hemos conseguido configurar nuestra herramienta para adecuarnos a los flujos de negocio existentes en Entelgy y a su vez poder ofrecer una herramienta cómoda y ágil para sus trabajadores” destaca Arkaitz Bastida, CEO de Sabbatic.
Además, gracias a las posibilidades de personalización que ofrece, en Entelgy han podido adaptarla a las necesidades de las diferentes empresas que componen el grupo creando una configuración personalizada e independiente para cada una de ellas.
Grandes ventajas
De entre todos los beneficios obtenidos, Entelgy destaca por encima de todo el ahorro de tiempo de gestión obtenido con la nueva solución.
“La funcionalidad de reporte de gastos nos ha supuesto un importante ahorro de tiempo en el proceso administrativo. Hemos pasado de emplear un par de horas a hacerlo en minutos.”
Este ahorro de tiempo en el proceso de gestión de gastos se debe a que Sabbatic incorpora tecnología basada en Inteligencia Artificial. “Los algoritmos aprenden de manera automática y el sistema consigue digitalizar la información en cada vez menos tiempo gracias a la extracción de información basada en modelos tecnológicos de Data Mining y Deep Learning. Este es el resultado de varios años de investigación y desarrollo tecnológico”, apunta Arkaitz Bastida.
Además, al utilizar un software de digitalización certificada, Entelgy puede desprenderse de los justificantes originales con total tranquilidad, sin preocuparse por la posible pérdida y/o deterioro de la información.
Según concluye Mª Jesús Marchán, “Con la documentación digital certificada, hemos podido ahorrar un importante espacio de carpetas, armarios etc. al poder tirar, con total seguridad, todos los justificantes que teníamos almacenados.”
