La supervivencia de muchas empresas que empiezan depende de la capacidad de priorizar tareas en función del impacto que generen. Según McKinsey, un tercio de las actividades del 60% de los trabajos se dedica a tareas burocráticas que no aportan valor y ralentizan el crecimiento de tu empresa.
En línea con lo anterior, la escalabilidad de un negocio es, en muchas ocasiones, decisiva a la hora de determinar si será atractivo para inversores o si podrá alcanzar (gran) rentabilidad. Una empresa escalable se caracteriza por un potencial de crecimiento elevado, la posibilidad de expandirse internacionalmente y, sobre todo, que sea capaz de hacer crecer sus ingresos sin incrementar sus costes en la misma proporción. Se trata de que, si para conseguir un beneficio de 100 euros, ahora tengo que gastar 50, no tenga que invertir otros 50 para obtener 200 euros de beneficios, sino que baste con invertir 10 o 20 euros. Esta ventaja se hace evidente cuando comparamos la rentabilidad obtenida en un negocio no escalable que intenta crecer, con uno que sí lo es, como mostramos en los siguientes gráficos:
Ahora bien, ¿qué ocurre si mi negocio es muy intensivo en actividades de administración, RRHH, finanzas, suply chain, servicios de atención al cliente o cualquier otra actividad orientada a procesos? ¿Cómo puedo gestionar un mayor volumen sin aumentar los recursos destinados al proceso? Desde la consultoría especializada en automatización de procesos, Balea Consulting, comparten a continuación algunos ejemplos donde la tecnología puede facilitar la escalabilidad de una empresa:
ESCALABILIDAD EN EL E-COMMERCE
Estos modelos de negocio suelen implicar operaciones como la creación de órdenes de compra o la gestión de pagos que, en algunos casos, suponen una burocracia compleja –sobre todo en B2B– y una entrada de datos manual muy repetitiva, fenómenos que absorben una gran cantidad de tiempo de los equipos.
Por fortuna, la transformación y automatización digital de estos procesos permite reducir o incluso eliminar por completo la necesidad de estas actividades. A partir de aquí, se puede aumentar la capacidad del equipo de una forma exponencial y con mucha menor inversión. También es posible en este campo habilitar la obtención de datos para la previsión y estimación de demanda, gestión de almacén y todas aquellas informaciones que nos ayudarán en la toma de decisiones y a ser no sólo más escalables, sino también más eficientes.
ESCALABILIDAD EN EL SERVICIO AL CLIENTE
Es habitual que en la atención al cliente existan procesos que impliquen la gestión de correos electrónicos, altas, bajas, verificación o actualización de información de clientes, envío de datos o navegaciones entre distintas aplicaciones de la compañía que no están integradas entre sí para atender una petición. En muchos casos, estos procesos se realizan a mano, consumiendo una gran cantidad de tiempo, requieren de mucha formación al equipo de atención y afectan de un modo directo a la experiencia del cliente.
La automatización de estos procesos, convirtiéndolos en procesos de un solo click, junto a la inteligencia artificial y chatbots, permiten aumentar de manera muy significativa la capacidad del equipo, haciendo que sea mucho más adaptable a la variación de peticiones, reduciendo la necesidad de formación y disminuyendo el tiempo de espera y procesamiento de cara al cliente.
ESCALABILIDAD EN FINANZAS
Los departamentos de Finanzas o Contabilidad se suelen caracterizar por tener un gran volumen de datos para conciliar, la gestión de cuentas por pagar, mantenimiento de registros y un gran volumen de transacciones en su sistema ERP. Cuando estos procesos son manuales, el tiempo consumido y la posibilidad de cometer errores en procesos rutinarios se hacen notables en la empresa.
Automatizar esas operaciones, además del gran aumento de capacidad en proporción al coste, permite manejar enormes volúmenes de información de forma mucho más precisa, reduciendo así errores que pueden afectar al negocio. También se logra aquí disminuir los tiempos de transacción, habilitando alertas e informes y logrando derivar esfuerzos del rellenado de formularios a tareas con mucho más valor como la resolución de problemas y el control preventivo.
