Facturación
El mínimo control operativo deseable para cualquier negocio que arranca es contar con un sistema de facturación práctico que le permita gestionar gastos y facturas.
Lo mínimo que tiene que hacer un emprendedor para que su negocio funcione es vender y llevar un control de sus gastos. Independientemente del tipo de negocio y de su tamaño es necesario que emita facturas, las cobre y gestione los gastos y pagos que tiene que hacer. Así que desde el primer día necesita algo que le ayude con esa facturación y ese control de cobros y pagos.
Si has trabajado ya como autónomo y has elaborado facturas con un procesador de textos, te habrás podido encontrar con duplicidad de facturas, errores de numeración, también con algún que otro error de cálculo matemático, y algún que otro descuadre. Si a eso le sumas que debes conservar copia de cada factura emitida o tique durante seis años a partir de la expiración de la operación… La legislación en cuanto a facturación y contabilidad es bastante cambiante y mejor que te lo den hecho a tener que investigar y rehacer los cálculos de una excel cada vez que se cambia algo.
¿Cuánto tiempo quieres dedicarle a una factura?
¿Por qué necesitas un software de facturación? Es una cuestión de eficiencia y productividad. Si tardas menos en realizar tareas repetitivas, tendrás más tiempo para dedicar a tu negocio: captar y cuidar clientes, dedicarte a buscar oportunidades. No tiene sentido que una empresa de dos empleados dedique el 20% de su tiempo a preparar facturas.
Además, aunque el usuario emita una factura al mes, es necesario que cumpla con las mismas obligaciones y requisitos que los que emiten 1.000 facturas.
¿Qué usan los emprendedores?
En los últimos años han surgido plataformas de emisión y gestión de facturas en la nube, como Factura Directa, Cuéntica, STEL Order, Billage, Anfix FacturaPro o Sage One, que pueden ser un buen punto de partida para facturar y llevar una mínima contabilidad –dependiendo del proveedor, más o menos sofisticada–. Todos ellos permiten elaborar facturas, llevar un control de gastos y la elaboración de pedidos. Anfix incorpora, además, funcionalidades de ERP para comercios (control de inventario y gestión de almacenes) y empresas de servicios (gestión de proyectos y facturación por horas) y Billage y STEL Order añaden, además, un CRM (Gestor de Relación con Clientes) básico. Los precios oscilan entre 9,99 euros y 39,90 euros al mes, dependiendo de la versión, del número de usuarios y del proveedor. Eso sí, todos ellos tienen pruebas gratuitas.
En formato físico tienes productos como Sage ContaPlus Básico (hasta 20 empleados) para empresas que necesitan un control mínimo de almacén y con A3 ERP Base Facturación (Wolters Kluwer).
Lo mínimo que necesitas
Crear facturas en formato PDF o en formato e-factura (según la normativa de la Agencia Tributaria). Generar facturas periódicas/ o recurrentes. Recordar condiciones de cobro de clientes. Mantener un catálogo de tus productos y servicios con sus tarifas de compra y de venta. Generar alertas de incobrados. Crear automáticamente los modelos oficiales de la declaración trimestral de IVA, las retenciones de trabajadores y profesionales, las retenciones de alquileres, el pago a cuenta de beneficios, las operaciones intracomunitarias en la UE, los modelos anuales, los libros oficiales y las cuentas anuales.
Contabilidad
Si únicamente llevas un control de facturación, no tienes datos sobre tu margen. Y te interesa, sobre todo si vendes productos físicos y no eres una empresa de servicios.
Piensa en un negocio sencillo como un comercio. Al principio busca resolver sólo la parte de la venta: un software que le ayude a hacer tiques, a hacer un control de caja, a llevar estadísticas de facturación. Esto contradice su actividad que consiste en comprar, almacenarlo, y luego venderlo a un precio mayor del que has pagado. Si no llevas un control del coste que te supone, difícilmente vas a poder llevar un control de la rentabilidad y de la venta. La mayoría de ellos en los primeros cuatro años sólo se mecanizan en listados de ventas y tiques”, plantea Pablo Couso, comercial de DATISA.
Información sobre tu margen
“Si compras mercancía para luego venderla, necesitas un buen control económico. Hay una serie de ratios e indicadores que te van a señalar si estás comprando bien, si no estás estirando demasiado los plazos de pago o de cobro, si no estás incurriendo en una serie de riesgos que te puedan comprometer y te dejen muy apalancado y no te dejen responder ante un bajón”, continúa.
“¿En qué consiste el control económico–financiero? Vale, tengo mis operaciones bajo control, pero me he preguntado, por ejemplo, si estoy pagando bien a mis proveedores… que no corres riesgos financieros, que tienes el dinero de forma sana, sostenible en el tiempo”, resume Couso.
“Al principio se entiende como control contable y financiero el cumplimiento de una serie de obligaciones legales e impositivas, de una presentación de cuentas anual. Básicamente está interpretando los registros económicos desde el punto de vista de la obligación de rendir cuentas a un tercero: el Estado. No analiza la información económica, una información que le tiene que ayudar a él. Hoy en día tampoco hace falta tener muchos conocimientos para entender los resúmenes que generan los programas de software”, prosigue.
¿Qué usan los emprendedores?
Para realizar ese mínimo análisis contable, puedes comenzar por echar un vistazo a herramientas en la nube que suman facturación y contabilidad en un mismo producto, como Sage One o Factura Directa, o productos específicos de contabilidad, como Anfix ContaPro y OfiPro Facturación + Contabilidad. En formato físico, Sage ContaPlus, Sage Eurowin, A3 ERP One (Wolters Kluwer) y Contabilidad Práctica EBP y para proyectos más ‘ambiciosos’ –por tamaño– Speedy Coda 64 de Datisa. Además, en el caso de empresas latinoamericanas tienen entre las posibles alternativas el software de Uniónpyme, que cuenta con una versión gratuita de por vida.
Lo mínimo que necesitas
Generar tu balance de situación y tu cuenta de pérdidas y ganancias por los intervalos de tiempo que tú marques, para que puedas comparar entre meses de un mismo ejercicio o entre periodos diferentes. Generar tus libros contables (Diario y Mayor), permitiendo personalizar periodos y cuentas. Posibilidad de exportar la información a PDF o a Excel. Si es un producto en la nube debería ofrecerte un backup automático de toda la información. Tampoco está de más que te ofrezca informes de efectos pendientes por cliente, proveedor y fecha.
ERP
Automatización de tareas manuales, procesos más racionales, seguimiento del rendimiento por departamentos, detectar errores, comparar información, realizar un seguimiento de proyectos… para eso sirve un ERP.
Si vas a montar una empresa que venda productos físicos, tanto si los fabricas tú, como si eres distribuidor, y vas a tener que gestionar almacenes y transportistas, te interesa plantearte un ERP, el acrónimo en inglés para el software de planificación de recursos empresariales. Necesitarás un control del stock del producto (y puede que tengas que hacer frente a diferentes unidades de medida), lotes y números de serie, gestión de paquetes en almacén, control de repositorio, trazabilidad de producto, inventarios físico y planificación. Necesitarás un seguimiento de entras y salidas, quizá de caducidades. Tendrás que estar en contacto con proveedores de producto –o de materias primas– y con transportistas. ¿Por qué? Porque necesitarás una gestión de compras y de proveedores eficaz, así como condiciones de pago y una gestión de aprovisionamientos para vigilar tu margen. Aunque sola sea para reducir los costes de stock y distribución, que ya es un argumento de peso.
¿Cuáles son tus operaciones?
“Antes de plantearte un software tienes la obligación de identificar tus operaciones sobre el papel. Creo que hay que buscar dos cosas: tecnología y funcionalidad. Tienes que buscar la funcionalidad que sea capaz de cubrir lo que tú necesitas cubrir a nivel operativo. ¿Qué quiere decir ‘control operativo’? Si montas un negocio de fruta al por mayor, un control operativo te ayuda a hacer una buena gestión de compras, a llevar un buen control de almacén; a llevar un sistema de distribución razonable, que me ayude a llevar el producto a mis clientes; tener un sistema de facturación práctico. Es todo lo que tiene que ver con el músculo del negocio, con las operaciones que realiza cualquier mayorista en este ejemplo: comprar y vender”, apunta Couso.
¿Qué producto te encaja?
“Me iría al mercado, buscaría 4-5 productos y los compararía. Decidiría en función de mis necesidades operativas. Si tuviera idea de un negocio para hacerlo crecer, pensaría también en una solución orientada al crecimiento. Cuando ves la solución que más te gusta, deberías valorar si comprar o nube. Una cosa no es mejor que la otra. Tiene que ver con las características de cada uno. Se puede acceder a soluciones de gama alta –eficaces– que no son caras”, sugiere Couso.
¿Y cómo mides, no sé…, a un programador?
Esto está muy bien para empresas de producto físico, pero ¿y las empresas de servicios? “Sólo tienen un activo: el tiempo. Y ahí es difícil medir resultados… Primero hay que medir esfuerzos. El esfuerzo sí que es fácil de medir: ¿Cuánto nos hemos esforzado para llegar hasta donde hemos llegado? ¿Cómo mides a un programador? ¿Por las líneas de código? No tiene sentido. Lo que se puede medir es el tiempo dedicado a desarrollar esto, tiempo dedicado a esto otro… que puede haber llevado menos tiempo, bueno. Ahora ya sabes cuánto tiempo te lleva. Si más adelante ves que se puede hacer más rápido, ahí está el aprendizaje. Para eso se mide: para mejorar la curva a aprendizaje. Si no, ¿qué más te da saber que se ha tardado 250 o 300 horas?”, apunta Daniel Suárez, consultor de Coontigo.
¿Qué usan los emprendedores?
Va a depender mucho del tamaño de tu proyecto. Para pequeños proyectos puedes comenzar evaluando las ofertas en la nube de Billage, Anfix FacturaPro Comercios y STEL Order. Para proyectos más grandes, te interesa irte a otro tipo de productos en la nube como Sage Murano ERP online u OpenBravo ERP Profesional, o del estilo de las soluciones sectoriales de Datisa o a paquetes más genéricos como A3 ERP Plus (Wolters Kluwer). Esto para empresas de productos. Para empresas de servicios Anfix FacturaPro Servicios o utilidades de productividad como Harvest.
Lo mínimo que necesitas
Según los expertos que hemos consultado, ese software mínimo viable debería tener: categorías de productos, tarifas, materiales para la creación de productos, fichas de producto (tipo de producto, características, imagen de producto), productos en stock, número para trazabilidad, fichas de proveedores según el producto, con tarifas (precios, precio aplicable, precio límite), fichas de transporte (categorías de portes y registro de transportistas), fichas de productos sustitutivos, registro de clientes, proveedores, empleados, con direcciones (facturación, entrega, dirección social), también métodos y condiciones de pago con clientes y proveedores, calendarios de facturación, y rápeles de compra y venta. Y si vas a tener almacén propio y stock, ¿qué necesita vigilar la aplicación con la que trabajes? Control del stock (unidades de medida), números de serie y lote, gestión en almacén de paquete, control del repositorio, trazabilidad, inventarios físicos para planificar y generar Informes de movimientos.
CRM
¿Dónde piensas guardar los datos de las visitas a tus clientes? ¿Cómo vas a generar oportunidades comerciales? ¿Te planteas instalar desde el principio un sistema postventa?
«Cuando un emprendedor arranca, sólo se preocupa de vender. Cómo se registre todo, piensa, da igual. Ya tendrá tiempo de buscar un CRM cuando no pueda manejar la información. Ese es el pensamiento de muchas empresas tecnológicas. Se van heredando errores. La gente piensa que todo lo que cabe en un software de gestión de relación con los clientes (CRM) se puede llevar con la cabeza y llega un momento en el que la cabeza ya no da más. ¿Quién te lo presentó? ¿Cuándo? ¿Ha tenido un bebé? Cuando lo retomas, ves todo lo que has hablado”, apunta Javier Fuentes, CEO del Grupo de Venta Proactiva.
¿Que para qué te sirve un CRM?
“Detrás de estas siglas están tus fichas de cliente, tus interacciones e informes y alertas. La información sobre qué clientes vas a visitar y los datos de las visitas ya realizadas. Imagina que quieres ver a los clientes que no has visto en los dos últimos meses. O que un programa te saque alertas para visitar a aquellos que te puedan generar oportunidades de negocio por valor de 300.000 euros. Esto lo puedes cruzar con facturación, puedes crear oportunidades y crear porcentajes de probabilidad para cada oportunidad de venta”, plantea Fuentes.
¿Le interesa a un autónomo?
”Hay micropymes con CRM muy básicos. Sí es interesante, aunque tengas poco tamaño. Hay una solución muy básica para empresas pequeñas, Zoho CRM, que funciona bien y que está en la nube. Permite trabajar en equipo sin una infraestructura tecnológica sin servidores y técnicos internos. Está también la versión gratuita de SugarCRM, pero para menos de 15 empleados no te interesa, te queda grande. Si alguien está solo entiende el concepto de CRM, le puede interesar ir acumulando información y sacarle provecho, de forma simple al no ser necesaria la colaboración, pero cimenta el negocio con una historia de clientes”, explica Hideki Hashimura, CMO de Redk.net.
¿Qué usan los emprendedores?
Para menos de 10 empleados, en la nube, además de ZohoCRM y SugarCRM (la versión community es gratuita, pero recuerda que si no tienes un perfil tecnológico, tendrías que contratar un servicio para ayudarte a instalarlo), tienes a Billage, que incorpora un sencillo CRM (muy básico, pero útil para proyectos que empiezan), y NPreventa, de Software del Sol (el programa es gratuito, y tendrías que calcular una asistencia técnica de entre 90-240 euros al año, sin IVA). Tampoco deberías descartar la versión más sencilla en la nube de Salesforce. Y también tiene software CRM en la nube especializado. Dependerá de tu sector, pero nos han hablado bien de Backpack, pensado específicamente para el sector turístico. Hay también empresas de servicios que desarrollan CRM a medida (calcula unos 7.000-8.000 euros por desarrollo). Imagina que necesitaras un CRM para tu red comercial y que esta no metiera datos de cliente, si no datos de producción. Y que lo controlen los jefes de equipo. Si quieres eso, lo tienes que desarrollar a medida porque no vas a encontrar nada en el mercado.
Lo mínimo que necesitas
Según Hideki Hashimura, las versión más sencilla debería permitirte: “Primero, gestionar la adquisición de clientes con herramientas de marketing y de adquisición de clientes. Dentro de eso está la gestión de clientes potenciales. Debería ayudar a lanzar campañas de comunicación y a controlar el gasto en los distintos medios que tienes para adquirir clientes”. Asimismo, continúa “debería contar con un área de gestión comercial para la venta y el mantenimiento de clientes. Un cliente nuevo no es lo mismo que uno recurrente, con una vida de cliente, con un valor acumulado: tienes un historial de ese cliente”.
Control presencia
Hasta que no comenzamos a analizar el mercado del software para pymes y a preguntar a emprendedores, nunca se nos ocurrió que a algunos de vosotros os podía interesar un programa de control de presencia.
Como verás, no hemos entrado en software de nóminas, pensado más para empresas con un número de empleados que no es el tuyo (aunque hemos encontrado empresas de menos de 10 empleados que se han liado la manta a la cabeza con Sage NominaPlus). Lo normal es que siendo pocos empleados, te lo gestione tu asesoría/gestoría –el BOE cambia casi cada día, así que no interesa hacer la nómina internamente, salvo por volumen y software mediante–. Pero, ¿qué ocurre cuando pagas por horas? ¿Qué ocurre cuando el control del trabajo depende de las horas, aunque sólo tengas cuatro empleados, aunque sólo seas un taller mecánico? Te interesa plantearte software de control y gestión de presencia.
Vinculado a las nóminas
“Piensa en un taller mecánico, en una tienda de ropa o en una empresa de limpieza a domicilio. Ayuda a medir las horas de trabajo según convenio, a calcular las horas extra, a medir pluses fuera de horario. Esto en un Excel es tedioso y, francamente, nadie lo hace. Hoy me debes 20 minutos, mañana me haces 20 de más… Gestionar a mano el horario flexible es complejo. Si estos datos se cruzan con la nómina, si esta depende de horas y pluses, sin necesidad de andar introduciendo datos manualmente, una micropyme puede plantearse una solución de este tipo”, plantea Toni Tomasa, director de Operaciones del Grupo SPEC.
Puedes encontrar soluciones en la nube a partir de 100 euros al mes que conecten dispositivos móviles para llevar un control a través de GPS, como Mobile NetTime, una app para iPhone y para Android que permite al personal desplazado fichar de forma remota.
Hosting
Hosting, alojamiento de páginas webs y dominios. ¿Cuál es el que más te interesa para empezar?
No es una necesidad exclusiva de comercios online. Cualquier negocio que tenga presencia en Internet para atraer clientes necesita un hosting, un alojamiento y un dominio. Para empezar, hay planes de alojamiento compartido –más económico y autogestionado, sin tener que saber de administración de servidores– para arrancar. Si crecen en tráfico, se necesita aumentar lo recursos y se pasa a servidores virtuales, en un entorno aislado, con recursos independientes para cada cliente –ellos son propietarios, pero necesitan tener conocimientos, si no, lo tienen que contratar–. Y si crece aún más, se suelen ir a la opción de servidor dedicado o a la opción de servidor cloud de alta disponibilidad (si se cae, siempre se puede levantar en otro servidor).
El cloud tiene la ventaja de pago por uso, interesante para las pymes porque así no hay que contratar un servidor enorme. Hay empresas que tienen picos de visitas enormes y luego dejan de tenerlas. Piensa en un cliente con una red de tele-entradas: tienen muchas visitas el martes o el viernes. Antes se necesitaba un servidor grande para esto. Ahora se puede dimensionar a la necesidad que tengas en ese momento: es el santo grial del autoescalado (los servidores pueden aumentar o reducirse bajo demanda de las webs). Eso es lo básico.
Para el ‘efecto slashdot’
Para startups tecnológicas, para proyectos que son pequeños al principio, pero que pueden tener mucho éxito y muchas visitas, hay productos avanzados. Tienen que planificar su crecimiento para no morir de éxito. Es lo que se llama crear sistemas distribuidos. Imagina que has desarrollado una aplicación móvil y la anuncias en Emprendedores. Es el fenómeno SlashDot. Como tu web salga allí, tu servidor revienta por la demanda enorme de visitas. Si el servidor no está preparado para escalar… Hay que pensar en ello con antelación. Hay productos específicos: los clústers de alta disponibilidad. Esto lo conocen los muy técnicos o quien ha tenido problemas.
¿Qué usan los emprendedores?
Piensa Solutions, Strato, 1&1, Arsys, Acens y Amazon Web Services. Debes tener en cuenta que en algunos negocios la ley de protección de datos les exige disponer de servidores instalados en España.
